De tre beste kommunene på rød tråd i virksomhetsstyringen

Over 300 kommuner er vurdert og nå er finalistene klare. Dette er kommunene som for virksomhetsåret 2021 er rangert som de beste norske kommunene på den røde tråden innen helhetlig virksomhetsstyring.

De nominerte er..

• • Fredrikstad kommune
  • Kongsberg kommune
  • Kristiansund kommune

Rekkefølgen er alfabetisk. Vinneren av fagprisen «Beste helhetlig virksomhetsstyring» kåres under Framsikt Brukerforum i desember.

Mange kriterier for å definere «beste røde tråd»

Også denne sommeren og høsten er vi en gruppe som har vurdert norske kommuner på den «beste røde tråden i helhetlig virksomhetsstyring». Hva vi definerer som den «røde tråden» i denne sammenhengen er det ikke noen entydig definisjon på. Men, som vi har skrevet om tidligere, vi har benyttet en forholdsvis stor mengde kriterier å vurdere kommunene opp imot. 

De 10 kommunene vi rangerer som best 

Metodisk gav vi, både i fjor og i år, kommunene poengscore på de beskrevne kriteriene, gjennom 3 runder. Dette gav til slutt en liste på 10 kommuner. Vi tok en ekstra kvalitetssikring ved å sammenlikne de 10 høyest rangerte opp imot plassene 11-20. Vi så også på de kommunene som var topp 10 i fjor, men som ikke nådde opp blant topp 20 i år. På denne bakgrunnen endte vi opp med en endelig topp 10 liste.

Var det lett å skille på disse toppkommunene vi stod igjen med i siste evalueringsrunde? Nei! Blant alle disse kommunene er det gjort et omfattende arbeid på de beskrevne kriteriene. Samtidig er det noe å hente for de aller fleste. Ja, kanskje alle! Det er en god andel kommuner som er svært sterke på store deler at «den røde tråden», men samtidig ser man at det er huller og mangler i en del sammenhenger knyttet til strukturer, verktøy og prosesser.

De 10 kommunene vi endte opp med var (i alfabetisk rekkefølge):

• (Asker)
• Fredrikstad
• Færder
• Horten
• Indre Østfold
• Kongsberg
• Kristiansand
• Kristiansund
• Stange
• Søndre Land
• Ullensaker

Det vil si, dette er 11 kommuner. Det er imidlertid tatt en beslutning om at samme kommune ikke kan vinne flere ganger innenfor én og samme kommunestyreperiode. Derved utgår fjorårets vinner, Asker, fra topp 10 listen vår for 2022.

Vi har etter beste evne forsøkt å se på helhet og sammenhenger. Denne måten å lese på har gjort at vi har satt strenge krav til at en kommune må «levere» gjennom hele rekken: Kommuneplanens samfunnsdel-Handlings- og økonomiplan -Årsrapporten. I de tilfellene der for eksempel to av disse dokumentene holder god kvalitet, men det tredje dokumentet ikke henger godt sammen med de to andre, har disse kommunene ikke nådd helt opp.

Hva kjennetegner de beste?

De «beste» kommunene er tydelige på formålet med sin virksomhetsstyring og de beskriver hvordan plan- og styringssystemet(ene) sameksisterer. Eksempelvis sies det at «plansystemet skal sikre gjennomføring av politiske mål, tiltak og prioriteringer» og at «styringssystemet skal sikre implementering og oppfølging av det som er planlagt og vedtatt».

Videre påpekes det at «det skal være sammenheng og samsvar – rød tråd – mellom de ulike nivåene i systemet». Disse sammenhengene fremvises gjennom visualiserte modeller, både hver for seg («plansystemet» og «styringssystemet») og samlet. De «beste» kommunene beskriver også bærende elementer i sin virksomhetsstyring knyttet blant annet til beskrivelsen av lederrollen, prinsipper for god ledelse, prinsipper for virksomhetsstyring og bruken av ulike styringsmodeller i virksomhetsstyring.

Det handler om mer enn målstrukturen

Det er en «fare» for at jakten på den røde tråden får et for ensidig søkelys på mål- og resultatstyringen, representert ved forsøket på å få til en gjennomgående målstruktur. Da er det viktig å presisere at «helhetlig virksomhetsstyring» handler om mer enn dette.

Ja, en kan med rette hevde at målstrukturen utgjør en ryggrad i virksomhetsstyringen, men i tillegg er det vesentlig at kommunen blant annet tegner opp et bilde av hvordan den økonomiske styringen skjer knyttet til den valgte målstrukturen, hvordan organiseringen av kommunen understøtter de målbildene man har og hvilken plass kvalitetssystemet, internkontrollen, risikostyringen, eierstyringen, arbeidsgiverpolitikken, delegasjonsreglementet, arbeidet med digitalisering, innovasjon og kontinuerlig forbedring med mer, har i den samlede virksomhetsstyringen av kommunen. Og, det er avgjørende å ikke glemme at virksomhetsstyringen, helt grunnleggende sett, skal understøtte kommunens visjon og verdier.

Disse to overbyggende elementene i styringen og ledelsen av kommunen, må derfor tydeliggjøres, operasjonaliseres og gjentas i både Kommuneplanens samfunnsdel, Handlings- og økonomiplanen og Årsrapporten.

«Rød tråd» mellom systemer

Går man enda dypere ned i styringslogikken i disse kommunene ser man at de fremstiller integrasjonene mellom virksomhetsstyringssystemet (ene) sitt og ulike fagsystemer og databaser, slik at det også fremkommer en «rød tråd» mellom systemene.

Vi ser at de som synes å ha jobbet mest målrettet med sin virksomhetsstyring jakter på årsak-virkningssammenhenger. De ser på hva som er prestasjonsdrivere for å oppnå bestemte resultater.

Eksempler på prestasjonsdrivere er aktiv bruk av politikeropplæring, lederutviklingsprogrammer, medarbeiderskapsutvikling, kompetanseutvikling, opplæringsprogrammer, lederavtaler, styringsdialoger, enhetlige maler for utviklingen av ulike plantyper og en (matrise)organisering der stab/støtte elementer understøtter de enkelte kommunalområdene i deres styring, slik at helheten i kommunens samlede styring (og ledelse) henger sammen.

Skreddersydde styringsparametere

Det er også verdt å merke seg hvordan de «beste» jobber systematisk med å operasjonalisere målstrukturen ut i de «ytterste ledd»; der selve tjenesteproduksjonen skjer. Avgjørende da er bruken av virksomhetsplaner og «skreddersydde» styringsparametere. I dette ligger søken etter å velge de rette tiltakene og aktivitetene for å nå definerte resultatmål.

De mest ambisiøse ser videre på muligheten for å få til tilbakekoblingsløsninger fra virksomhetsplanene, tilbake til plansystemet (ene). På denne måten styrker man læringssløyfen i virksomhetsstyringen. Og så er det alltid spennende å se hvor langt ut i organisasjonen kommunen har delegert et helhetlig ledelsesansvar; personal, økonomi og fagansvaret (PØF). Som en hovedregel bør det foreligge en utstrakt delegasjon ut til de tjenesteproduserende enhetene.

Avslutningsvis – det som kan oppfattes som et paradoks, men som likevel er tilfelle: de som synes å ha jobbet mest grundig og systematisk med sin samlede virksomhetsstyring, synes samtidig å ha gjort den samlede styringen både mer effektiv, enklere og mer pedagogisk forståelig for politikere, innbyggere, brukere og kommunens egen administrasjon.

Flere nyheter