Den røde tråden i Framsikt

– fra planer til rapportering  

Det snakkes mye om den «røde tråden» i Framsikt. I denne artikkelen ønsker vi å gi en kort introduksjon til hva som menes med «den røde tråden» i Framsiktverktøyet, og hvordan våre moduler kan bidra til å skape og synliggjøre den røde tråden fra kommunens overordnede planer via handlings- og økonomiplanen til virksomhetsplanen og til slutt rapportering.  

Kommunale planer: Der den røde tråden starter  

De fleste kommuner har mål og handlinger i overordnede planer som er viktige rammebetingelser for målstrukturen videre i planverket og organisasjonen. Den røde tråden i Framsikt starter nettopp her, i modulen Kommunale planer, hvor det kan opprettes administrative og politiske planer.

Hvilke elementer kan du opprette og ta med deg videre? 

I modulen kan kommunen opprette mål (satsingsområder, mål og strategier) og handlinger (oppdrag, tiltak, investeringer og klimatiltak) i overordnede planer, som eksempelvis samfunnsplanen. Disse elementene kan deretter enkelt gjenbrukes i temaplaner, men også hentes videre til handlings- og økonomiplanen og virksomhetsplanen. Dette gir en helhetlig digital prosess fra planer til rapportering. Kommunen får en automatikk for hvordan det jobbes videre med disse elementene i strukturen og det sikrer sammenheng og rød tråd i arbeidet.   

Kommunene legger ned mye arbeid i gode temaplaner, men man ser ofte at handlingselementene i disse planene, selv om de er politisk vedtatt, ofte blir glemt. Med modulen Kommunale planer, kan også disse elementene hentes fra planer og inn i økonomiplanen.  

Fra Kommunale planer til Økonomiplanmodulen  

I Økonomiplanmodulen hentes elementer fra de overordnede planene eller temaplaner enkelt inn via et par tastetrykk.  Statusen på mål og handlinger blir da igjen oppdatert i planmodulen. Dette samspillet mellom modulene bidrar både til å skape og synliggjøre den røde tråden. 

Det kan også opprettes nye mål og handlingselementer i Økonomiplanmodulen, som eksempelvis oppdrag og tiltak som skal bidra til måloppnåelse i økonomiplan. Her kan det også defineres nøkkeltall som viser hvilke forutsetninger som ligger til grunn for budsjett og det kan knyttes indikatorer til målene.  

 Vi ønsker at kommunene skal få en så kallet rasjonaliseringsgevinst, ved at det som skrives i overordnede planer eller temaplaner enkelt kan hentes inn i handlings- og økonomiplanen. Samtidig som mål og handlingselementer som skal følges opp administrativt kan hentes direkte fra planer til Virksomhetsplanmodulen.  

Virksomhetsplanmodulen som det helhetlige styringsverktøyet 

Virksomhetsplanen er administrasjonens verktøy for å sikre den løpende helhetlige virksomhetsstyringen gjennom året. Mål- og handlingselementene blir hentet direkte ned i Virksomhetsplanmodulen. Dermed kan det i Virksomhetsplanmodulen enkelt arbeides videre med grunnlaget fra økonomiplanen.  

I Virksomhetsplanmodulen kan ledere delegere mål- og handlingselementer til underliggende nivåer. På hvert nivå kan de konkretisere og detaljere hva som skal gjøres. På denne måten vil alle ledere få oversikt over forventninger fra overordnet ledelse og en helhetlig oversikt over sine planer for året.  

 I modulen kan også nye mål og handlinger opprettes. Dette vil da typisk være handlinger som er spesielt relevante for den interne styringen. Mål som er opprettet i Virksomhetsplanmodulen vil ikke vise tilbake i Økonomiplanmodulen. I Virksomhetsplanmodulen kan oppdrag deles opp i mindre oppgaver som da kan delegeres til ulike personer. Videre kan ledere bygge opp sjekklister over oppgaver som er viktige å gjennomføre innenfor definerte frister.  

Rapporteringsmodulen, og samspillet med Virksomhetsplanmodulen 

I Rapporteringsmodulen rapporteres det på måloppnåelse og du kan rapportere på alle elementene fra Virksomhetsplanmodulen. Alle organisasjonsnivå rapporterer på tildelte mål og handlinger. 

Det rapporteres oppover i organisasjonen. Det gjør det enkelt for ledere å ha oversikt over status på sine enheter. Rapporteringen i denne modulen vil vise tilbake i Virksomhetsplanmodulen. Det vil si at du delegerer i Virksomhetslanmodulen, men alle tilbakemeldinger og statusendringer skrives og oppdateres i Rapporteringsmodulen. Når dette lagres vil det hentes inn i Virksomhetsplanmodulen, slik at det virksomhetsplanen blir oppdatert med siste status på dine elementer.  

I Rapporteringsmodulen er utarbeidelse av tertial, månedsrapport- og årsrapport lett tilgjengelig og automatisert. Rapporteringsmodulen sikrer dermed en rød tråd mellom handlings- og økonomiplan og rapportering til politikerne.