Finalistene til prisen «Norges beste røde tråd»
På Framsiktkonferansen 29. – 30. november skal de kommunene som ble topp tre holde hver sine innlegg. Dette er en god anledning for å forstå mer av hvordan de har bygget opp og tenker omkring sin helhetlige virksomhetsstyring.
Finalistene
- Horten kommune
- Sandefjord kommune
- Volda kommune
Rekkefølgen er alfabetisk. Vinneren av fagprisen «Beste helhetlig virksomhetsstyring» kåres under Framsiktkonferansen.
Vi har studert tre dokumenter fra hver kommune:
- Kommuneplanens samfunnsdel (med tilhørende arealdel): den sist vedtatte versjonen
- Handlings- og økonomiplanen: 2022-2025 versjonen
- Årsrapporten (Årsberetningen og Årsregnskapet): 2022 versjonen
33 kriterier (ulikt vektet) er benyttet i evalueringen av de 309 kommunene som vi har fått tilgang til alle tre ovennevnte dokumentene ifra.
De 15 beste
- Asker
- Fredrikstad
- Horten
- Kongsberg
- Kongsvinger
- Kristiansand
- Kristiansund
- Lier
- Nes
- Nordre Follo
- Notodden
- Rana
- Sandefjord
- Sørreisa
- Volda
Statuttene for prisen tilsier at samme kommune ikke kan vinne flere ganger i løpet av én og samme kommunestyreperiode. Dette betyr at Asker kommune og Kristiansund kommune ikke ble vurdert i sluttrunden.
Hvordan metodisk finne frem til kommunene som er best på «helhetlig virksomhetsstyring»?
«Virksomhetsstyring er summen av de strukturene, verktøyene og prosessene, som organisasjonen bruker til planlegging, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens aktiviteter, for å bidra til realiseringen av kommunens visjon, verdier, mål og strategier».
For det andre: vi benytter mange kriterier (33 stykk) for å forsøke å operasjonalisere hva vi legger i begrepet «helhetlig virksomhetsstyring».
Metodisk gav vi, som vi har gjort i de to foregående årene, kommunene poengscore på de beskrevne kriteriene gjennom to innledende runder. For å illustrere at vi legger lista høyt, av totalt 40 mulige oppnåelige poeng etter runde 2, stod den beste kommunen igjen med 32 poeng. I den 3. runden vurderte vi 30 kommuner, og ut ifra denne listen laget vi først en topp-15 liste og til slutt en topp-3 liste.
Med årets gjennomgang som den tredje i rekken, begynner vi å få noe erfaring med å lese de tre nevnte, bærende dokumentene. Den observante leser vil se at den brede definisjonen av virksomhetsstyring (over) er mer omfattende enn de eksplisitte kriteriene vi benytter (33 stykk).
Derfor forsøker vi, etter beste evne, i den avsluttende runden, å avdekke så mange sider som mulig knyttet til den brede definisjonen på virksomhetsstyring. Vi benytter ikke poengscore i denne siste runden, vi ser kun etter helheter og sammenhenger – knyttet til det vi tenker at handler om en god samlet styring og ledelse av en kommune.
Hva kjennetegner de beste?
Når det derimot gjelder en mulig beskrivelse av det samlede virksomhetsstyringssystemet, så ser vi, på samme måten som tidligere år, at det er et fåtall kommuner som beskriver styringssystemet sitt helt eksplisitt.
I år har vi derfor sett litt mer gjennom fingrene med dette «kravet» og forsøkt å forstå helhet og sammenhenger i større grad, kun gjennom å lese dokumentene i sammenheng, og se på det samlede innholdet, flyten og logikken i oppbyggingen av de ulike dokumentene. Noe forenklet sagt så har vi sett på hvordan den samlede styringssløyfen for kommunen ser ut:
Noen vil sannsynligvis tenke på «PUFF» sløyfen (Planlegge – Utføre – Følge opp – Forbedre), noe vi tenker er en helt korrekt måte å tenke god styring på. Våre analyser på «Beste helhetlig virksomhetsstyring» gir oss imidlertid ikke anledning til følge opp PUFF-sløyfen fullt ut, ettersom vårt arbeid ikke er en empirisk undersøkelse av hvorvidt en kommune faktisk følger opp og forbedrer sin styring, basert på oppnådde resultater.
Selv om vår anvendte modell er svært enkel (den enkleste?), så ser vi at den er krevende nok – dersom man skal se sammenhengen mellom hvordan kommunene kombinerer en målstruktur, gjennom flere nivåer, for deretter å klare å holde på den røde tråden gjennom alle de tre aktuelle dokumentene, samtidig som målstrukturen skal kobles på en gjennomgående lik organisasjonsstruktur i alle tre dokumentene, videre skal den økonomiske styringen, internkontrollen, risikostyringen og kvalitetsstyringen mv – kobles sammen til et hele. Totaliteten av dette bildet blir komplekst.
Målstrukturen er viktig, men det handler om mer enn målstrukturen
Også i år må vi påpeke følgende: det er en «fare» for at jakten på den røde tråden får et for ensidig søkelys på mål- og resultatstyringen, representert ved forsøket på å få til en gjennomgående målstruktur. Helhetlig virksomhetsstyring handler om mer enn dette. Men – ja, en kan med rette hevde at målstrukturen utgjør en ryggrad i virksomhetsstyringen, fordi – dersom det ikke er en rød tråd i målstrukturen – gjennom alle dokumentene, så vil det være vanskelig å se sammenhengene med de øvrige styringsmekanismene som kommunen benytter.
Strengt tatt, slik vi ser det, så uttrykker nettopp målstrukturen fundamentet for hvordan kommunen har planlagt å levere på de målene den har satt seg. Målstrukturen representerer, slik sett, et nav for den samlede virksomhetsstyringen av en kommune.
Tydelige målstrukturer
Vi ser, i år, at de kommunene som vi har vurdert som de aller beste er overtydelige på målstrukturene sine. Ikke bare er de gjennomgående fra KPS til Årsrapporten, i tillegg gjentas målstrukturen flere ganger innenfor ett og samme styringsdokument.
Vår vurdering er at dette er klokt. I en så kompleks og altomfattende virksomhet som en kommune representerer, så er det til enorm hjelp for alle interessenter/målgrupper at det er en godt gjenkjennbare strukturer gjennom alle plan-, styrings- og rapporteringsdokumentene.
Vi ser at mange kommuner har «oppdaget» at FN17 kommuniserer godt, både med de folkevalgte, innad i kommunen og med interessentgruppene. Det samme ambisjonsnivået bør gjelde også for den underliggende målstrukturen som er knyttet opp til FN17.
Strategier for å oppfylle målbildet
Vi har sett det i de to foregående årene, men ser det stadig litt tydeligere, år for år, hvor viktig det er at kommunene har strategier for hvordan de vil oppfylle målbildene sine. Det handler om å sette inn oppmerksomhet og ressurser mot de områdene der man tenker at det er årsak-virkningssammenhenger. Man må spørre seg: hva tror vi vil drive prestasjonene i kommunen i den retningen vi ønsker.
De beste er fortsatt best på å beskrive hvordan de vil jobbe med temaer som politikeropplæring, lederutviklingsprogrammer, medarbeiderskapsutvikling, kompetanseutvikling, opplæringsprogrammer, lederavtaler, styringsdialoger og enhetlige maler for plandokumenter (og noen: også med maler for implementeringen av plandokumentene).
Tør å gjøre det enkelt
Igjen, vi ser det også i år – det som kan oppfattes som et paradoks, men som likevel er tilfelle: de som synes å ha jobbet mest grundig og systematisk med sin samlede virksomhetsstyring, synes samtidig å ha gjort den samlede styringen både effektiv og pedagogisk forståelig for politikere, innbyggere og brukere. Dette kan nesten ikke understrekes nok. Virksomhetsstyring skal først og fremst være politikernes verktøy i alle fasene av en styringssløyfe. Det kan synes som om de best ledede kommunene «tør» å gjøre styringen sin «enkel» og transparent.
I dette ligger det også at de forsøker å stramme inn og husholdere med antallet målbegreper, antall hovedmål, delmål og styringsparametere som følges opp. På denne måten kan man kanskje også hevde at de «tør» å slippe opp noe på den administrative styringen og kontrollen, ved å dele mer informasjon og analyse med de folkevalgte og innbyggene.
En mer transparent måte å lede og styre på inviterer også flere inn i utviklingen av kommunen. Dette korresponderer godt, tenker vi, med en Kommune 3.0 tenkning.
Pål Einar Dietrichs:
Pål Einar Dietrichs er stipendiat ved Handelshøyskolen i Innlandet. Han forsker på virksomhetsstyring i norske kommuner.
Dietrichs vil fremover skrive om dette temaet for Framsikt, i form av aktuelle bøker og artikler om emnet. Dietrichs vil ha en ren fag- og forskningsmessig tilnærming og dermed en uavhengig rolle i forhold til Framsikt og de applikasjonene som tilbys gjennom selskapet.
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Flere nyheter
Dette kjennetegner de kommunene som er best på helhetlig virksomhetsstyring
I denne artikkelen kan du lese hva som kjennetegner de kommunene som er rangert som de ti beste på «helhetlig virksomhetsstyring». Hva gjør det bra og hva kan andre kommuner lære av deres tilnærming til virksomhetsstyring?
Dette er Norges topp 10 kommuner innen helhetlig virksomhetsstyring
En drøy måned før årets Framsiktkonferanse begynner brikkene å falle på plass for å utrope de tre beste og den ene, som vi oppfatter som landets beste kommune på det vi benevner som «helhetlig virksomhetsstyring».
Hvem har Norges beste handlings- og økonomiplan?
Fagprisen for beste handlings- og økonomiplan deles ut under Framsiktkonferansen. Dette er en pris som ser på det økonomiske handlingsrommet, hvordan overordnede planer følges opp og om handlings- og økonomiplanen vurderes som et godt styringsverktøy for de folkevalgte.