Finalistene til prisen «Norges beste røde tråd» 

10
November, 2023
Skrevet av Pål Einar Dietrichs, stipendiat ved Handelshøyskolen i Innlandet
For 3. året på rad er vi en gruppe personer som har arbeidet gjennom våren, sommeren og frem til nå med å studere norske kommuners «røde tråd» i virksomhetsstyring. Her kan du lese hvem som ble topp femten og ikke minst, hvilke tre kommuner som står igjen til slutt.

Framsiktkonferansen 29. – 30. november skal de kommunene som ble topp tre holde hver sine innlegg. Dette er en god anledning for å forstå mer av hvordan de har bygget opp og tenker omkring sin helhetlige virksomhetsstyring.

Finalistene

De kommunene som juryen har rangert som topp 3 beste norske kommuner på helhetlig virksomhetsstyring, ved utgangen av 2022 er:

  • Horten kommune
  • Sandefjord kommune
  • Volda kommune

Rekkefølgen er alfabetisk. Vinneren av fagprisen «Beste helhetlig virksomhetsstyring» kåres under Framsiktkonferansen.

Vi har studert tre dokumenter fra hver kommune:

  • Kommuneplanens samfunnsdel (med tilhørende arealdel): den sist vedtatte versjonen
  • Handlings- og økonomiplanen: 2022-2025 versjonen
  • Årsrapporten (Årsberetningen og Årsregnskapet): 2022 versjonen

33 kriterier (ulikt vektet) er benyttet i evalueringen av de 309 kommunene som vi har fått tilgang til alle tre ovennevnte dokumentene ifra.

De 15 beste

De kommunene som, etter årets gjennomgang, er vurdert til å være topp 15, er i alfabetisk rekkefølge:

  • Asker
  • Fredrikstad
  • Horten
  • Kongsberg
  • Kongsvinger
  • Kristiansand
  • Kristiansund
  • Lier
  • Nes
  • Nordre Follo
  • Notodden
  • Rana
  • Sandefjord
  • Sørreisa
  • Volda

Statuttene for prisen tilsier at samme kommune ikke kan vinne flere ganger i løpet av én og samme kommunestyreperiode. Dette betyr at Asker kommune og Kristiansund kommune ikke ble vurdert i sluttrunden.

Hvordan metodisk finne frem til kommunene som er best på «helhetlig virksomhetsstyring»?

Som vi har skrevet tidligere: hva forskning definerer som helhetlig virksomhetsstyring finnes det ikke noe fasitsvar på. Men, i vårt arbeid har vi hatt to innfallsvinkler til dette; for det første lener vi oss på den definisjonen på virksomhetsstyring som mange kommuner benytter (men som ikke mange uttrykker eksplisitt i sine dokumenter), om at:

«Virksomhetsstyring er summen av de strukturene, verktøyene og prosessene, som organisasjonen bruker til planlegging, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens aktiviteter, for å bidra til realiseringen av kommunens visjon, verdier, mål og strategier».

For det andre: vi benytter mange kriterier (33 stykk) for å forsøke å operasjonalisere hva vi legger i begrepet «helhetlig virksomhetsstyring».

Metodisk gav vi, som vi har gjort i de to foregående årene, kommunene poengscore på de beskrevne kriteriene gjennom to innledende runder. For å illustrere at vi legger lista høyt, av totalt 40 mulige oppnåelige poeng etter runde 2, stod den beste kommunen igjen med 32 poeng. I den 3. runden vurderte vi 30 kommuner, og ut ifra denne listen laget vi først en topp-15 liste og til slutt en topp-3 liste.

Med årets gjennomgang som den tredje i rekken, begynner vi å få noe erfaring med å lese de tre nevnte, bærende dokumentene. Den observante leser vil se at den brede definisjonen av virksomhetsstyring (over) er mer omfattende enn de eksplisitte kriteriene vi benytter (33 stykk).

Derfor forsøker vi, etter beste evne, i den avsluttende runden, å avdekke så mange sider som mulig knyttet til den brede definisjonen på virksomhetsstyring. Vi benytter ikke poengscore i denne siste runden, vi ser kun etter helheter og sammenhenger – knyttet til det vi tenker at handler om en god samlet styring og ledelse av en kommune.

Hva kjennetegner de beste?

Vi har tidligere hatt stor oppmerksomhet rettet mot spørsmålet om hvorvidt kommunene er tydelige på å beskrive sitt plan- og styringssystem. Når det gjelder plansystemet er veldig mange kommuner blitt dyktige på å beskrive de enkelte plan-, styrings- og rapporteringsdokumentene, og også sammenhengen mellom disse.

Når det derimot gjelder en mulig beskrivelse av det samlede virksomhetsstyringssystemet, så ser vi, på samme måten som tidligere år, at det er et fåtall kommuner som beskriver styringssystemet sitt helt eksplisitt.

I år har vi derfor sett litt mer gjennom fingrene med dette «kravet» og forsøkt å forstå helhet og sammenhenger i større grad, kun gjennom å lese dokumentene i sammenheng, og se på det samlede innholdet, flyten og logikken i oppbyggingen av de ulike dokumentene. Noe forenklet sagt så har vi sett på hvordan den samlede styringssløyfen for kommunen ser ut:

Fra mål til rapportering via å målsette, planlegge, gjennomføre og rapportere
Figur: Fra mål til rapportering. 

Noen vil sannsynligvis tenke på «PUFF» sløyfen (Planlegge – Utføre – Følge opp – Forbedre), noe vi tenker er en helt korrekt måte å tenke god styring på. Våre analyser på «Beste helhetlig virksomhetsstyring» gir oss imidlertid ikke anledning til følge opp PUFF-sløyfen fullt ut, ettersom vårt arbeid ikke er en empirisk undersøkelse av hvorvidt en kommune faktisk følger opp og forbedrer sin styring, basert på oppnådde resultater.

Selv om vår anvendte modell er svært enkel (den enkleste?), så ser vi at den er krevende nok – dersom man skal se sammenhengen mellom hvordan kommunene kombinerer en målstruktur, gjennom flere nivåer, for deretter å klare å holde på den røde tråden gjennom alle de tre aktuelle dokumentene, samtidig som målstrukturen skal kobles på en gjennomgående lik organisasjonsstruktur i alle tre dokumentene, videre skal den økonomiske styringen, internkontrollen, risikostyringen og kvalitetsstyringen mv – kobles sammen til et hele. Totaliteten av dette bildet blir komplekst.

Målstrukturen er viktig, men det handler om mer enn målstrukturen

Også i år må vi påpeke følgende: det er en «fare» for at jakten på den røde tråden får et for ensidig søkelys på mål- og resultatstyringen, representert ved forsøket på å få til en gjennomgående målstruktur. Helhetlig virksomhetsstyring handler om mer enn dette. Men – ja, en kan med rette hevde at målstrukturen utgjør en ryggrad i virksomhetsstyringen, fordi – dersom det ikke er en rød tråd i målstrukturen – gjennom alle dokumentene, så vil det være vanskelig å se sammenhengene med de øvrige styringsmekanismene som kommunen benytter.

Strengt tatt, slik vi ser det, så uttrykker nettopp målstrukturen fundamentet for hvordan kommunen har planlagt å levere på de målene den har satt seg. Målstrukturen representerer, slik sett, et nav for den samlede virksomhetsstyringen av en kommune.

Tydelige målstrukturer

Vi ser, i år, at de kommunene som vi har vurdert som de aller beste er overtydelige på målstrukturene sine. Ikke bare er de gjennomgående fra KPS til Årsrapporten, i tillegg gjentas målstrukturen flere ganger innenfor ett og samme styringsdokument.

Vår vurdering er at dette er klokt. I en så kompleks og altomfattende virksomhet som en kommune representerer, så er det til enorm hjelp for alle interessenter/målgrupper at det er en godt gjenkjennbare strukturer gjennom alle plan-, styrings- og rapporteringsdokumentene.

Vi ser at mange kommuner har «oppdaget» at FN17 kommuniserer godt, både med de folkevalgte, innad i kommunen og med interessentgruppene. Det samme ambisjonsnivået bør gjelde også for den underliggende målstrukturen som er knyttet opp til FN17.

Strategier for å oppfylle målbildet

Vi har sett det i de to foregående årene, men ser det stadig litt tydeligere, år for år, hvor viktig det er at kommunene har strategier for hvordan de vil oppfylle målbildene sine. Det handler om å sette inn oppmerksomhet og ressurser mot de områdene der man tenker at det er årsak-virkningssammenhenger. Man må spørre seg: hva tror vi vil drive prestasjonene i kommunen i den retningen vi ønsker.

De beste er fortsatt best på å beskrive hvordan de vil jobbe med temaer som politikeropplæring, lederutviklingsprogrammer, medarbeiderskapsutvikling, kompetanseutvikling, opplæringsprogrammer, lederavtaler, styringsdialoger og enhetlige maler for plandokumenter (og noen: også med maler for implementeringen av plandokumentene).

Tør å gjøre det enkelt

Igjen, vi ser det også i år – det som kan oppfattes som et paradoks, men som likevel er tilfelle: de som synes å ha jobbet mest grundig og systematisk med sin samlede virksomhetsstyring, synes samtidig å ha gjort den samlede styringen både effektiv og pedagogisk forståelig for politikere, innbyggere og brukere. Dette kan nesten ikke understrekes nok. Virksomhetsstyring skal først og fremst være politikernes verktøy i alle fasene av en styringssløyfe. Det kan synes som om de best ledede kommunene «tør» å gjøre styringen sin «enkel» og transparent.

I dette ligger det også at de forsøker å stramme inn og husholdere med antallet målbegreper, antall hovedmål, delmål og styringsparametere som følges opp. På denne måten kan man kanskje også hevde at de «tør» å slippe opp noe på den administrative styringen og kontrollen, ved å dele mer informasjon og analyse med de folkevalgte og innbyggene.

En mer transparent måte å lede og styre på inviterer også flere inn i utviklingen av kommunen. Dette korresponderer godt, tenker vi, med en Kommune 3.0 tenkning.

Pål Einar Dietrichs, PhD-stipendiat innen virksomhetsstyring ved Handelshøgskolen Innlandet (HINN)
Pål Einar Dietrichs, PhD-stipendiat innen virksomhetsstyring ved Handelshøgskolen Innlandet (HINN)

Pål Einar Dietrichs:

Pål Einar Dietrichs er stipendiat ved Handelshøyskolen i Innlandet. Han forsker på virksomhetsstyring i norske kommuner.

Dietrichs vil fremover skrive om dette temaet for Framsikt, i form av aktuelle bøker og artikler om emnet. Dietrichs vil ha en ren fag- og forskningsmessig tilnærming og dermed en uavhengig rolle i forhold til Framsikt og de applikasjonene som tilbys gjennom selskapet. 

 

Meld deg på vårt nyhetsbrev


 

 

Meld deg på vårt nyhetsbrev


 

Flere nyheter

Hvem har Norges beste handlings- og økonomiplan?

Fagprisen for beste handlings- og økonomiplan deles ut under Framsiktkonferansen. Dette er en pris som ser på det økonomiske handlingsrommet, hvordan overordnede planer følges opp og om handlings- og økonomiplanen vurderes som et godt styringsverktøy for de folkevalgte.

Share This
X