Følger politiske vedtak med Virksomhetsplanmodulen
Kvinesdals politikere etterspurte tydeligere dokumentasjon på hvordan administrasjonen fulgte opp politiske vedtak og verbalforslag. Løsningen ble Framsikts Virksomhetsplanmodul, hvor politiske punkt nå legges inn og delegeres ut til ansvarlig virksomhetsleder.
Desember 2022
– Framsikt har bidratt til å heve kunnskapsnivået hos virksomhetsledere og politikere. Det er enklere for hele organisasjonen å se den røde tråden, forteller Ove Ege, kommunalsjef for økonomi og virksomhetsstyring i Kvinesdal kommune. Han forteller om hvordan kommunen nå bruker Virksomhetsplanmodulen til å sikre bedre oversikt og kontroll.
Ove Ege, kommunalsjef for økonomi og virksomhetsstyring
Likt system på tvers av kommunegrenser
Kvinesdal kommune finner du i Vest Agder, nærmere bestemt 10 mil vest for Kristiansand. Kommunen har rundt 6000 innbyggere. Sammen med fem andre kommuner er Kvinesdal en del av det interkommunale IKT-samarbeidet «Det digitale Vestre Agder».
– De fleste kommunene i samarbeidet har tatt i bruk Framsikt. Vi er et kompetansenettverk. Å ta i bruk samme system, hvor vi har lik struktur og samme måte å bygge opp blant annet konto, ansvar og funksjon på bidrar til vi lettere kan samarbeide og lære av hverandre.
Samlet politiske vedtak og verbalforslag
Kvinesdal tok først i bruk modulene analyse, årsbudsjett, økonomiplan og rapportering, og har også tatt i bruk Politikermodulen. Men da politikerne etterspurte bedre dokumentering av hvordan kommunen lå an med politiske vedtak tok kommunen i bruk Virksomhetsplanmodulen i Framsikt.
– Vi introduserte virksomhetslederne for en ny arbeidsmetode. Der vi tidligere brukte Excel for å holde oversikt over verbalforslag og politiske vedtak skulle dette nå rapporteres på i Framsikt.
Virksomhetslederne får oppdrag delegert til seg
Kommunalsjefen kan fortelle at virksomhetslederne raskt ble vant til at verbalforslag og politiske vedtak delegeres nedover i organisasjonen i Virksomhetsplanmodulen. I praksis betyr dette at verbalforslag og politiske vedtak legges inn som oppdrag i modulen og kategoriseres som enten verbalvedtak eller politiske vedtak. Videre delegeres de ned til den virksomhetslederen som er ansvarlig for å følge det opp og rapportere. Måneds-/tertial- og årsrapportering foregår Rapporteringsmodulen.
– Verbalpunktene rapporteres på en gang i måneden, og presenteres til politikerne i 1. og 2. tertialrapport. Når det er formannskapsmøte kan politikerne enkelt hente fram tertialrapporten som er publisert på web og se hva virksomhetslederne har rapportert.
Oversikt med Rapporteringsmodulen
Virksomhetslederne rapporterer tilbake til politikerne fra Rapporteringsmodulen. Der kan de ferdige rapportene enkelt publiseres til web. Det setter både politikerne og virksomhetslederne pris på.
– De publiserte tertialrapportene, som viser hva som er rapportert på politiske vedtak, verbalvedtak, sykefravær og økonomistatus på drift og investeringer, blir tatt fram i formannskapsmøte og kommunestyremøte for drøfting og diskusjoner. Det er virksomhetslederne som har rapportert og skrevet hva som er gjort og ikke gjort, forteller Ege og understeker:
– Rapporten brukes også i ledermøter, der virksomhetslederne informerer hverandre på status på ulike tiltak og økonomi. Det gir et godt samspill mellom kommunedirektøren, kommunalsjefene, virksomhetslederne og politikerne.
Hva er tilbakemeldingene fra virksomhetslederne på å rapportere på politiske vedtak og verbalforslag i Framsikt?
– De synes det er helt fantastisk. Det er enkelt å rapportere i Framsikt og de får god oversikt selv også, for eksempel ved at det er lettvint å se hva som er rapportert i tidligere tertialrapporter, sier Ege.
Nysgjerrig på hva mer du kan gjøre med Virksomhetsplanmodulen i Framsikt?
I tillegg til å følge verbalvedtak og politiske saker, har Framsikts virksomhetsplanmodul en rekke nyttige funksjoner for å konkretisere mål og tiltak fra handlings- og økonomiplanen samt sikre lovpålagt internkontroll.
Les også:
Arbeidet med klimabudsjettet ble enklere
For Marie Rushfeldt, som arbeider med klima og miljø i Alta kommune, ga arbeidet med klimabudsjett innblikk i mye nytt. Hun ble blant annet bedre kjent med både økonomiavdelingen i kommunen og Framsikt.
God arbeidsflyt og mange besparelser
Gausdal kommune har kombinert et knippe av Framsikts skybaserte verktøy, og forklarer at de trives med totalpakken. – Framsikt gjør det rett og slett enklere, sier kommunedirektør Rannveig Mogren i Gausdal kommune.
Framsikt gir bedre involvering av virksomhetslederne
I kommunens samfunnsplan finner vi en klar målsetning om forbedring, forenkling og fornying. Som et ledd i å nå denne målsetningen startet Frøya kommune i 2021 med Framsikt.