Fra verst til best i klassen på helhetlig virksomhetsstyring
Målrettet arbeid over tid gir resultater. Det er Røros kommune et godt eksempel på. Kommunen har med gode mål og strategier bygget seg opp fra ROBEK-lista i 2014 til toppskår i Kommunekompasset i 2021. Men hvordan har kommunen klart å lykkes med å «snu skuta» og skape et helhetlig styringssystem?
Mars 2022
– Det har vært et utrolig spennende arbeid for organisasjonen. Det handler også om å bygge kultur og stolthet i kommunen, forteller Kjersti Forbord Jensås, kommunedirektør i Røros kommune.
Kommunekompasset fra KS er et verktøy som skal gi kommunene et bilde på hva som er deres strategiske utfordringer som organisasjon. Evalueringen tar utgangspunkt i en idé om hva som er den ideelle kommune, og vurderer hvor langt unna eller hvor nærme en kommune er dette idealet.
Kjersti Forbord Jensås, kommunedirektør i Røros kommune
Toppscore
Viktige egenskaper hos en idealkommune, ifølge kommunekompasset, er blant annet at de jobber systematisk og planmessig. Samtidig som de har fokus på helhet og sammenheng, er åpen og brukerorientert og evaluerer tiltak og resultater.
Røros har blitt evaluert av kommunekompasset tre ganger. I sin første evaluering i 2014 var kommunen blant landets dårligste. Mye har derimot skjedd siden den gang, og kommunen skårer i sin tredje evaluering langt over snittet på alle områder som kommunekompasset vurderer.
– I den andre evalueringen, som kom i 2017, hadde vi allerede hevet oss flere hakk. Dette var veldig motiverende. Ledere, ansatte og politikere så at det vi hadde gjort fungerte og at vi var på riktig vei, sier Jensås.
Potensialet for forbedring
For å bli en effektiv og utviklingsorientert kommune trengs det gode verktøy. For Røros ble innføringen av Framsikt i 2016 et viktig steg på veien. Å sammenligne seg med andre kommuner for å se hvor en selv har potensiale for forbedring er utvilsomt nyttig. For å bidra til dette tok kommunen i bruk Framsikts Analysemodul. Det gjorde det enklere for kommunen å utarbeide KOSTRA-analyser og beregninger, og ikke minst vise det grafisk. Uten selv å måtte bruke tid på innhenting og oppdatering av data.
– Da vi havnet på ROBEK-lista var vi en kommune med dårlig økonomi, men dette hadde igjen sammenheng med at vi hadde dyre tjenester. Vi var en «institusjonstung» kommune. Det var mange år siden den administrative strukturen sist hadde blitt gjennomgått. Den overordnede kommuneplanen var foreldet, det var ulike kulturer i organisasjonen og det var få styrende dokument.
Utviklingsstrategi
Siden den gang har kommunen gjort et omfattende arbeid, som startet med å etablere en ny utviklingsstrategi. Blant strategiene Røros kommune etablerte finner vi helhetlig styring, service og brukerorientering, demokrati og digital transformasjon. Her passet Framsikt godt inn, og ble et nyttig verktøy for å bygge opp under utviklingsstrategien, forteller Jensås.
– Vi jobber tydelig med hver enkelt strategi, men trekker også strategien inn i det øvrige utviklingsarbeidet, som for eksempel da vi startet å bruke Framsikt.
Røros var også å finne blant topp tre da fagprisen for beste helhetlige kommunale virksomhetsstyring skulle deles ut under Framsikt brukerforum i 2021. Om Røros ble det sagt at kommunen har et helhetlig og godt styringssystem.
«Framsikt er et veldig godt verktøy for å bidra inn utviklingsstrategien. Verktøyet gjør oss mer innbyggerorienterte og transparente»
Helhetlig virksomhetsstyring
Men selv med heder og ros, er kommunedirektøren klar på at å utvikle et helhetlig styringssystem er et pågående arbeid. Som ledd i dette har kommunen planene klare for videre innføring av flere av Framsikts moduler. Jensås kan fortelle at måten de innfører de ulike modulene i Framsikt på, skal harmonisere med det stadiet kommunen er på i utviklingsstrategien.
– Året 2022 blir et viktig år. I år skal vi få på plass Virksomhetsplanmodulen og modulen Kommunale planer. Samtidig som vi jobber med konkret gjennomføring av strategier, revidering av kommuneplanens samfunnsdel og aktiv bruk av FNs bærekraftsmål.
Modulene Virksomhetsplan og Kommunale planer er viktige brikker i å sikre at kommunen får sammenhengen fra de overordnede planene til tiltak i økonomiplanen og rapportering.
– Vi vil bli enda bedre på mål og resultatstyring og få en klar sammenheng mellom overordnede mål og hvordan de gjennomføres i kommunen.
Virksomhetsplan og bedre internkontroll
Virksomhetsplanmodulen skal hjelpe kommunene med å sikre at virksomhetene gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunens retningslinjer. Som Jensås påpeker, er også virksomhetsplanen en viktig brikke i å sikre lovpålagt internkontroll.
Kommunens virksomhetsledere og mange av avdelingslederne er allerede godt i gang med å bruke Framsikt. I forbindelse med innføring av Virksomhetsplanmodulen skal nå alle avdelingslederne inn i systemet.
– Å tilfredsstille krav om internkontroll og sjekklister er blant grunnene til at vi nå starter opp med Virksomhetsplanmodulen. Modulen blir viktig med tanke på mål og resultatstyring, forteller Jensås.
Digitale dokument i Framsikt
Med modulen Kommunale planer, får kommunen et verktøy for samfunnsplanlegging. Det bidrar til å sikre sammenheng mellom planene, ved at mål, strategier, oppdrag og tiltak i overordnede planer, som samfunnsdelen, kan gjenbrukes i andre planer. For Røros blir modulen et viktig supplement til Økonomiplanmodulen, som kommunen er godt i gang med. Å kunne publisere digitale økonomiplaner ved bruk av Framsikt har vært til stor nytte, forteller Jensås.
– Politikerne har blitt veldig glad i Framsikt. I de digitale økonomiplanene kan de enkelt gå inn på de områdene de er spesielt interessert i, samtidig som dokumentene nå gir mer oversikt og er bedre illustrert, for eksempel ved at det er flere grafer i dokumentet og kart som viser hvor vi har lagt inn investeringer.
Større fokus på formidling
Jensås viser til også Politikermodulen i Framsikt. Den gjør det mulig for politikerne å enkelt lage alternative budsjett, uten å måtte ta hensyn til Excel-ark og formler som kan slå feil. Kommunen skal også i gang med å ta i bruk funksjonen for Spørsmål og svar, som gjør at politikerne kan stille spørsmål til administrasjonen via Framsiktverktøyet. Formannskapssekretæren er ansvarlig for innføring av funksjonen.
– Det er mange som involveres underveis i implementeringen av nye moduler. Det er formannskapssekretæren et eksempel på, men også kommunikasjonsrådgiverne som bidrar med klarspråk i dokumenter. Et enklere språk øker tilgjengeligheten til det som står i Framsikt, sier Jensås og utdyper:
– Framsikt er et veldig godt verktøy for å bidra inn utviklingsstrategien. Verktøyet gjør oss mer innbyggerorienterte og transparente.
Les også:
Med færre ressurser trengs bedre verktøy for økonomiplan
Helt nord i Trøndelag finner du Leka kommune. Som en av Trøndelags minste kommuner, med rundt 570 innbyggere, er kommunen kanskje best kjent for natur, sin spesielle geologi, ørnerovet og sagnet om Lekamøya. Men kommunen er også opptatt av å få mest mulig ut av de ressursene de har – og da er teknologi viktig. Framsikt har gitt større åpenhet rundt kommunens pengebruk og tilgjengelighet for innbyggerne til kommunens styrende dokument.
Bærum kommune gjør økonomiplanen til et effektivt verktøy
Under fjorårets fagkonferanse ble det klart at Bærum kommune gikk av med seieren i kåringen av «Norges beste økonomiplan». Ingrid Elfstedt Glendrange, som mottok prisen på vegne av kommunen, kunne fortelle at det i kommunen er mange dyktige kollegaer, som er opptatt av at budsjett og økonomiplan skal være et godt styringsverktøy.
En fryd å ta i bruk Framsikt
Anne Rudi er økonomisjef i ikke bare én, men tre kommuner i Numedal. Da kommer det godt med å kunne droppe klipp og lim i Excel for godt. – Dette er et kraftig verktøy, som fungerer veldig, veldig bra for oss, sier Rudi.