Helhetlig virksomhetsstyring – et område som engasjerer

Temaet for årets Brukerforum var helhetlig virksomhetsstyring. Men hva betyr egentlig helhetlig virksomhetsstyring, hva kan vi ta med oss fra forskningen på området, hvordan gjør kommunene det i praksis, og ikke minst; hva skal til for å lykkes?

For å gjøre oss litt klokere på dette området inviterte vi doktorgradsstipendiat Pål Einar Dietrichs fra Høgskolen i Innlandet til å fortelle hva som rører seg på dette feltet i akademia, og ikke minst om sine egne studier på koblingen mellom planlegging, strategisk styring og økonomisk styring. Videre fikk vi kommunedirektørene fra Larvik, Sandefjord og Gausdal på besøk. Der Larvik og Sandefjord er nærmere hverandre i størrelse, representerer Gausdal en mindre kommune, men alle tre har til felles at de har en klar ambisjon for helhetlig virksomhetsstyring.

Et område for de mange sannheter

Grunnlaget for Dietrichs sitt foredrag er dokumentstudier av ca 300 norske kommuners planer og rapporter, foreliggende forsking, samtale med sentrale aktører i kommunesektoren og Diectrichs egne erfaringer. Men han startet foredraget med en viktig presisering:

– Dette er samfunnsvitenskap, et område for de mange sannheter. Det er 356 norske kommuner som sitter på løsningen til svarene når vi snakker om helhetlig virksomhetsstyring, sa Dietrichs under sitt foredrag.

Han har lang erfaring innen staten og akademia, men ble overrasket over hvor kompleks kommunesektoren er:

– Når jeg kom inn i norsk kommunesektor for tre år siden tenkte jeg at mer komplekst og mangfoldig blir det ikke.

I foredraget gav Dietrichs ulike definisjoner på virksomhetsstyring, og tanker om hva som gir god virksomhetsstyring. Et spørsmål en kan stille seg er om det er en sammenheng mellom kommunens størrelse og om kommunen driver med strategisk styring. Dietrichs kunne fortelle at litteraturen viser at selv om det kanskje er en liten sammenheng, får mange kommuner mer ut av situasjonen enn det maktbalansen skulle tilsi.

– En liten kommune med lav økonomisk handlingsfrihet kan likevel være god på strategisk styring, sa Dietrichs og viste til at dette er noe han kjenner igjen når han snakker med ulike kommuner.

Separate virkeligheter

Et viktig spørsmål for Dietrichs er hvordan de ulike avdelingene i kommunen jobber sammen. Han stiller spørsmål om det i dag er separate virkeligheter, noe som igjen kan vanskeliggjøre helhetlig virksomhetsstyring.

– Er «Planverden» med «planfolka», «Aktivitets- og tiltaksverden» med «de som får ting gjort- og svarer på løpende behov folka» og økonomi- og regnskapsverdenen, altså «økonomifolka» i praksis separate verdener? Spørsmålet er om disse tre verdene henger godt nok sammen, presiserer Dietrichs.

Kommunedirektørene tok ballen videre fra Dietrichs og presenterte hva de gjør i praksis i sine kommuner. Gro Herheim, kommunedirektør i Larvik kommune, kan fortelle at kommunen har lave inntekter, høy gjeld, dyr struktur, men driver effektivt. Hennes mål med den helhetlige virksomhetsstyringen er nettopp å sikre effektivitet.

– Helhetlig virksomhetsstyring må styrke oss i arbeidet og det må kunne gi oss bedre resultater.

Men selv om kommunen allerede driver effektivt ifølge kommunedirektøren, er ambisjonene for å holde frem med god virksomhetsstyring klare.

– Våre ambisjoner er å bevege oss fra system til systematikk, fra rapportering til læring og fra plikt til relevans, sa Herheim under sitt foredrag.

Dietrichs kunne under sitt foredrag fortelle at tidligere forskning på området viser at kommunens strategiske stilling betyr mer for variasjonen i strategisk styring enn kommunestørrelsen og økonomisk handlefrihet.

Gausdal kommune er en betraktelig mindre kommune enn Larvik og Sandefjord, med sine 6100 innbyggere. Kommunen har likevel et sterkt fokus på helhetlig virksomhetsstyring, kunne Rannveig Mogren, kommunedirektør i Gausdal fortelle.

– Vi vil aldri toppe noen lister eller vinne priser, men vi har fokus på forenkling og forbedring, fortalte Mogren.

Klare ambisjoner

Hun forteller at når det kommer til virksomhetsstyring har kommunen fokus på struktur, kultur, prosess og ledelse.

– Struktur viser til plan- og styringssystemet, kultur handler om samspillet politikk og organisasjon. Kommunen er opptatt av at de som utfører skal være med på å utforme og at tverrfaglige team arbeider med større planer for å ivareta ulike perspektiver. Vi jobber mye med styrkebasert ledelse og lederstøtte.

Mogren kan fortelle at de har jobbet aktivt mot de folkevalgte for å sikre at kommuneplanens samfunnsdel blir kommunens viktigste politiske styringsverktøy.

Både Dietrichs og de tre kommunedirektørene ble med videre til paneldebatten hvor helhetlig styring og planlegging i norsk kommunesektor skulle diskuteres. Kommunens mange roller gir en høy grad av kompleksitet, noe som utfordrer virksomhetsstyring i kommunene.

– Den røde tråden utfordres hele tiden, sa Lars Erik Bjerke, kommunedirektør i Asker kommune.

Debattleder, Åsa Elvik fra Framsikt, utfordret debattdeltakerne på hvordan det står til med helhetlig styring i norske kommuner i dag. Hun sendte ballen videre til Håvard Moe fra KS Konsulent som bydde opp til debatt med kommunedirektørene.

– Hvis vi snakker om økonomistyring så går det greit. Snakker vi om virksomhetsstyring, altså koblingen mellom kommuneplan, handlings- og økonomiplan, årsbudsjett og årsrapport, så har vi gjort en kartlegging av dette fra året 2020. I analysen av dette ser vi at det bare er 75 kommuner som har sammenhengen mellom disse, altså kommuner som har en rød tråd. Og snakker vi om helhetlig styring er vi under 20 kommuner, så sånn sett står det dårlig til, sa Moe og la til at vi i Norge snakker for lite om resultatstyring. Moe mener de dokumentene som er desidert dårligst hos kommune er årsrapporter og tertialrapporter.

Moe vekket engasjementet hos kommunedirektørene i debatten, eller som Bjerke, kommunedirektøren i Asker, sa med et glimt i øyet:

 – Håvard provoserer jo litt. Styring er en ting, ledelse er noe annet, kultur er noe annet. Men du må sy det sammen. Skal du få oppdragsbrevet til å virke må du ofte gjennom flere forvaltnings- og ledelsesnivåer. Du må drive mye mer dialog enn struktur, eller så vil ikke folk ha det, sa Bjerke.

Deltakerne i paneldebatten var kommunedirektørene Gro Herheim i Larvik kommune, Bjørn Gudbjørgsrud i Sandefjord kommune, Åslaug Krogsæter i Stad kommune, Rannveig Mogren i Gausdal kommune, Lars Erik Bjerke i Asker kommune, samt Håvard Moe, seniorrådgiver i KS-Konsulent, Åge Johnsen, professor i offentlig politikk og doktorgradsstipendiat Pål Einar Dietrichs.

Det er liten tvil om at her var det samlet både høy grad av kunnskap og engasjement. Har du tilgang til konferanseportalen, men ikke rakk å se debatten, så minner vi om at opptakene nå er tilgjengelige der. En svært engasjerende debatt om kommunal virksomhetsstyring, som er verdt å se.