Kommuniser bedre med heldigitale økonomiplaner

Kommunale budsjettprosesser innebærer mange vanskelige prioriteringer. Noen foregangskommuner har introdusert digitale verktøy som forenkler hele prosessen – fra de første, innledende møtene og helt frem til ferdig vedtatt plan legges ut på internett.

Det å utarbeide kommunale budsjetter er en utfordrende balansegang mellom hensyn som de fleste innbyggerne har en mening om. Bør kommunen prioritere flere lærere i skolen eller flere sykepleiere i eldreomsorgen? Flere sykkelstier eller ny asfalt på bilveiene?

Kommuneøkonomi har ikke blitt noe enklere tema etter hvert som oppgavene har blitt flere, og innbyggerne er heller ikke blitt mindre kravstore med årene. Stadig flere hensyn og gode formål må veies opp mot hverandre, og ingen kommuner har råd til alt.

Bedre dialog

Dette er grunnen til at lokalpolitikere ønsker seg engasjerte, involverte innbyggere, og de ønsker å nå frem til dem med informasjon om hvorfor de har prioritert som de har gjort. Denne dialogen, og tilliten den skaper, er en viktig del av vårt demokrati, sier Jo Inge Bræin, salgsansvarlig i Framsikt AS.

I diskusjoner om hva som skal prioriteres opp eller ned i en kommune, kommer man ikke utenom økonomi. Vi vet at mange av innbyggerne finner politikernes økonomiplaner lite tilgjengelige, og vi tror at dialogen kunne blitt enda bedre dersom detaljene i disse planene nådde bedre ut til flere.

– Men løser ikke mange kommuner dette allerede i dag ved å legge økonomiplanene ut på nettsidene sine?

Mange kommuner legger ut store pdf-dokumenter som vanskelig å finne fram i, og det kan føre til at mange ikke leser dokumentene, og dermed ikke engasjerer seg slik de kanskje ønsker.

Utfordringen for mange kommuner er at det er svært tidskrevende i en hektisk budsjettprosess, å omarbeide en stor tradisjonell pdf-plan, til en brukervennlig nettside. Et eksempel er når tabeller og illustrasjoner skal kopieres over i en ekstern publiseringsløsning, og nettsiden skal følge retningslinjer for universellutforming. Vi opplever at mange har behov for en løsning som gjør at man publisere en brukervennlig digital plan, parallelt med at man ferdigstiller planen som dokument.

Framsikt har denne funksjonaliteten i sin Økonomiplanmodul, og er i bruk i mange norske kommuner, blant dem Asker, Bergen og Gjøvik.

Forenkler prosessene

Framsikt er et sett av verktøy som forenkler en lang rekke av prosessene som inngår i det å styre en kommune; Våre løsninger omfatter prosesstøtte for analyse, utredning, planlegging og styring. En del av prosessen er at de ferdige planene blir langt enklere å gjøre tilgjengelig på nett, men det er minst like viktig at dette er en samhandlingsplattform som alle i organisasjonen jobber opp imot. Dette er derfor effektivt på flere områder enn når økonomiplanen skal på web – det forenkler arbeidet til hele administrasjonen.

Bergen, Asker og Gjøvik, er eksempler på kommuner som allerede har publisert sin digitale versjon av Økonomi- og Handlingsplan for 2018-2021. De har utarbeidet mål og tiltak, økonomioversikter og tekst i Framsikt sin økonomiplanløsning. Og når man har eksportert planen til pdf, som man må til arkiv, så brukte man den interne publiseringsløsningen i Framsikt. Bilder og design var bestemt på forhånd, og dette gjorde det mulig å publisere til publikum samme dag. Bergen hadde i år, for første gang, en heldigital prosess, ved at de ikke trykte opp planen i papir.

Det er også verd å nevne at man, i Framsikt, på en enkel måte kan sette dette opp sånn at informasjonen presenteres på en overordnet, aggregert måte, og så kan publikum lett “drille seg ned” så de får informasjon på akkurat det de er interessert i, på akkurat det nivået de ønsker. Dette er mer i tråd med hvordan et moderne nettpublikum er vant til å finne informasjon, og det skaper nok et større engasjement, sier Bræin.

Enklere gjennom samhandling

– Du nevnte at verktøyet deres er en samhandlingsplattform, hva legger du i det?

Det betyr at deltagere i handlingsplanprosessen i organisasjonen, gir innspill til kommunenes økonomiprosesser, skriver sitt innhold samme sted, basert på hva de har tilgang til. Alle jobber til enhver tid opp mot samme versjon, og når man vel har besluttet et sett med tiltak og mål, så ligger de der, klare til rapportering, sier han.

Framsikt gir både mer effektive arbeids- og beslutningsprosesser i tillegg til sterkt forenklet publisering og distribusjon, noe som i sin tur burde bidra til en bredere dialog om hvordan man sammen kan skape den beste politikken. Dette er bare tre overordnede hovedpunkter av fordelene i vår løsning, men jeg mener også at det er gode muligheter for at dette kan skape et større engasjement i lokalsamfunnet, sier Bræin.

Eksempler på budsjett og økonomiplan publisert på nett