Norges beste kommuner på helhetlig virksomhetsstyring deler sine erfaringer

Hvordan arbeider de kommunene som er best på helhetlig virksomhetsstyring? Under årets Brukerforum holdt de tre finalistene i kåringen av beste helhetlige kommunale virksomhetsstyring innlegg om hvordan de arbeider. 

Her kan du lese en oppsummering av det kommunene Kristiansund, Fredrikstad og Kongsberg delte om hvordan de lykkes med helhetlig kommunal virksomhetsstyring.

Les mer om prisen og se topp 10-listen her.

Per Mostad, kommunedirektør i Kongsberg, startet sitt innlegg med å gi oss to hovedpunkter for god virksomhetsstyring: Å sette seg tydelige mål og jobbe systematisk og godt for å oppnå disse målene.

– Helhetlig virksomhetsstyring starter med å tenker framover og strategisk. Vi må definere hvor vi ønsker å være i fremtiden.

For å vite hvordan kommunen skal jobbe for å oppnå målene de har satt seg, er det også viktig å legge til grunn hvilken økonomi kommunen har, utfordringer med demografi og hvilke investeringer som det er klokt å gjøre.

Kommunedirektøren understreket også at det er viktig å utfordre de folkevalgte på å sette retning når planer vedtas og løfte blikket fra enkeltvedtak. Bærekraftmålene er kommunens overordnede rammeverk. Det som er besluttet i samfunnsplanen blir med videre til økonomiplanen, hvor målene operasjonaliseres.

Viktige spørsmål kommunen da stiller seg er hva hvert tjenesteområde skal bidra med for å oppnå målene i kommuneplanen og hvilke indikatorer som skal legges til grunn for måling. Mostad fortalte at det kan være krevende å finne de gode indikatorene som viser at kommunen er på riktig vei.

Operasjonaliseringen gjelder også i virksomhetsplaner og lederavtaler. Både lederavtalen kommunedirektøren har med kommunestyre og kommunedirektørens lederkontrakt med sine ledere.

– Det finnes ikke et fasitsvar, men god og systematisk ledelse er avgjørende. Det krever god kommunikasjon å gjøre det tydelig for den ansatte hva deres rolle i det store bildet er, og hva de skal gjøre for å oppnå hovedmålene til kommunen. Det krever god organisasjonsutvikling, avsluttet Mostad.

Fredrikstad kommune

Ole Sverre Strand, direktør for virksomhetsstyring og økonomi i Fredrikstad kommune, startet sitt innlegg med å understreke at god helhetlig virksomhetsstyring handler om «røde tråder» og sammenhenger.  

Den røde tråden starter i kommuneplanens samfunnsdel. I Fredrikstad kommune har de vektlagt at denne skal være kort, presis og bygge på bærekraftmålene. Planen skal være lettlest og et fremtredende dokument som er i aktiv bruk. Den gir en guide til hvordan kommunen jobber med sosial, økonomisk og miljømessig bærekraft.  

Handlingsdelen brukes aktivt for å definere de fokusområdene og målene kommunen jobber mot. Operasjonalisering av virksomhetsstyring skjer gjennom økonomiplan, budsjett og helt ut i drift gjennom virksomhetsplanen. Har du sagt hva du skal gjøre, må du også fortelle hva du har gjort. Her kommer rapportering inn, og overordnet er det årsrapporten som forteller om kommunen faktisk har gjort at det den skulle.  

Figur: Operasjonelt fokus settes fra overordnet strategi, og oppfølging og korrigering av kurs skjer kontinuerlig.

Fredrikstad har kommunedirektørens styringsbrev som forteller lederlinjen til kommunedirektøren hva som er forventet i den kommende perioden, i tillegg til lederavtaler som forteller hva kommunen skal ha fokus på i den kommende perioden.

Strand understreker at man må følge opp det man har sagt skal gjøres. I Fredrikstad er de store og tunge rapporteringsdokumentene tertialrapport og årsrapport.

– Økonomi er bare et resultat av de aktivitetene vi gjør. Vi må løfte blikket fra tall og økonomi og fortelle historien om hva man holder på med og de resultatene man oppnår gjennom det.

Samtidig er månedsrapportering, kvalitetssystem, internkontroll og avvikshåndtering viktig i den daglige driften.

Kristiansund kommune

Hovedelementene i virksomhetsstyringen er arbeidet med planlegging, styringsarbeidet og kontinuerlig forbedring gjennom utvikling og innovasjon, kunne Arne Ingebrigtsen, kommunedirektør i Kristiansund, fortelle under sitt innlegg.

Den største delen av arbeidet ligger i selve styringen av virksomheten. Kommunen rapporterer månedlig, ikke tertial eller kvartalivs som de to andre finalistene. Den røde tråden i planverket starter med FN bærekraftmål. Kristiansund kommune har jobbet med å utvikle gode planprosedyrer og planmaler som hjelpeverktøy, slik at alle som bidrar inn i styringssystemet skal kunne holde den røde tråden.

Kommunen har en gjennomgående styringsmodell i hele virksomheten, basert på den røde tråden i plansystemet. Måleindikatorer benyttes for å følge med på graden av måloppnåelse. Administrasjonen velger de aktivitetene som er best egnet til å ivareta måloppnåelsen. Det er for unøyaktig å styre på KPI for å se effekten av tiltak, mener kommunedirektøren. 

– Vi må være tettere på og måle aktivitetene vi gjennomfører. Et eksempel på dette kan være antall bøker leid ut på biblioteket eller antall barn som har gjennomført svømmeopplæring, fortalte Ingebrigtsen.

– Kommunen er ikke bare utrolig mange tjenester, men det er også utrolig mange aktiviteter du kan finne på for å oppnå målene. Vi starter med resultatfokuset, hvordan skal vi velge aktivitet og hvilken informasjon trenger vi og til slutt hvilke data trenger vi for å oppnå de resultatene vi ønsker. Hva er suksessfaktorene for å oppnå resultat?

Kristiansunds kommunedirektør understrekte at virksomhetssyringssystemet ikke eksisterer alene. Det er også avgjørende med en rød tråd mellom de ulike systemene kommunen har tatt i bruk.

Kristiansund gikk seirende ut av kåringen, og stakk av med fagprisen for «Beste helhetlige kommunale virksomhetsstyring» under Brukerforum 2022. Her kan du lese hva juryen sa i sin begrunnelse.