Vi fortsetter jakten på Norges beste «røde tråd» kommune
15
juni, 2022
Skrevet av Pål Einar Dietrichs, stipendiat ved Handelshøyskolen i Innlandet
Også i år vil en uavhengig jury, bestående av Håvard Moe fra KS Konsulent og undertegnede, gå kommunene nærmere etter i sømmene – for å kåre Norges «beste røde tråd» innenfor kommunal virksomhetsstyring. Det betyr at vi jakter sammenhengen mellom kommuneplanens samfunnsdel (KPS), økonomiplanen/handlings- og økonomiplanen (HØP) og Årsrapporten.
Kommunene har ulik syklus på disse plan-, styrings- og rapporteringsdokumentene, men sett fra målstrekens ståsted, vil vi se på Årsrapporten for 2021, og sammenholde denne med den sist gjeldende HØP og den foreliggende Kommuneplanen (samfunnsdelen). I tillegg, som en kvalitetssikring, supplerer vi med 1. tertialrapport 2022, når vi til slutt står igjen med de 20-30 øverst rangerte kommunene. Vinneren kåres under årets Framsikt Brukerforum, som går av stabelen 1-2. desember.
Hvordan legger vi opp arbeidet?
Det er et stort arbeid å forsøke å evaluere 300 kommuner. Om vi sier at kommuneplanens samfunnsdel for en «gjennomsnittlig» kommune (målt i pdf-format) utgjør 30 sider, handlings- og økonomiplan er på 120 sider og Årsrapporten er på 100 sider, så summerer dette seg til 75.000 sider, samlet. Å komme seg gjennom dette krever en selektiv form for lesning.
I fjor delte vi gjennomgangen opp i 3 faser. Slik vil vi også gjøre det i år. Etter gjennomført fase 1 står vi sannsynligvis igjen med 70-80 kommuner. Etter fase 2 setter vi streken ved 10 kommuner og etter fase 3 står vi igjen med topp 3.
Målsettingen er at de 2-3 øverst rangerte kommunene holder hvert sine innlegg på Framsikt brukerforum 1-2 desember.
Hva vil vi utvikle ytterligere i år?
I år håper vi å kunne være noe tidligere ute med den endelige topp 10 og topp 3 listen. Dersom vi lykkes med dette, har vi en ambisjon om å få til en siste runde med dialog med de 2-3 høyest rangerte kommunene. Ordfører, kommunedirektør, økonomidirektør og noen virksomhetsledere er de vi ønsker å snakke med. Dette for å høre mer om hvordan den røde tråden og styringen fungerer i praksis, både for de folkevalgte og for administrasjonen.
Flest mulig kommuner
I fjor var det omtrent 300 kommuner som enten hadde publisert de aktuelle plan-, styrings- og rapporteringsdokumentene, eller som sendte oss dokumentene per epost. Vi krysser fingrene for at enda flere kommuner gjør disse dokumentene offentlig tilgjengelige i år. Ettersom vi har et stort arbeid foran oss, vil vi sannsynligvis måtte sette en forutsetning om at de kommunene som skal delta i kåringen av «beste røde tråd» har publisert de aktuelle dokumentene på nett innen 1. juli i år.
De aktuelle dokumentene:
- Årsrapporten for 2021.
- Den sist gjeldende Handlings- og økonomiplan.
- Den foreliggende Kommuneplanen (samfunnsdelen).
Hva ser vi etter?
Det er ikke enkelt å si hva som er det beste kriteriesettet for å kåre «Norges beste røde tråd» kommune. Det vi landet på i fjor, og som vil bli gjenkjennbart i år er følgende kriterier:
Fase 1:
- Er handlingsdelen i KPS og økonomiplanen slått sammen til en handlings- og økonomiplan (HØP)?
- Gjenspeiler satsningsområdene og prioriteringene i HØP, satsningsområdene i KPS? Og er dette videre brutt ned på sektor/virksomhet (sammenheng mellom overordnet del og sektorenes/virksomhetenes budsjett og mål i HØP), dvs en gjennomgående målstruktur.
- Består målstrukturen både av finansielle- og ikke-finansielle målsettinger?
- Hentes målene og strategiene det rapporteres på i Årsrapporten (ÅR) fra HØP?
Er målene i ÅR linket med/importert fra HØP? De overordnede målene og delmålene i ÅR, per tjenesteområde, skal være identiske med målene og delmålene i HØP. - Er årsrapporten tydelig på status på gjennomføringen av mål og strategier fra HØP?
Fase 2:
- Er kommuneplanen oppdatert?
Fremkommer det at denne er vedtatt eller revidert av nåværende kommunestyre? - Beskrives visjon og verdiene for kommunen?
Er visjonen med i både KPS, HØP og ÅR og er den lett å finne. - Er det beskrevet en tydelig målstruktur i Kommuneplanens samfunnsdel (KPS)?
- Er plansystemet for egen kommune beskrevet?
- Er styringsmodellen/-systemet for egen kommune beskrevet?
- Er sammenhengen mellom plansystemet og styringssystemet beskrevet?
- Viser HØP oversikt over planer som skal utarbeides?
- Har kommunen vedtatt og nedfelt økonomiske handlingsregler?
- Foreligger det en langsiktig analyse av framtidig befolkningsutvikling og økonomiske konsekvenser av dette (realistisk planlegging) i HØP?
- Har kommunen langsiktig drifts og investeringsanalyse (LDIP)/Perspektivanalyse – med tidshorisont lenger enn 4 år?
- Er HØP tydelig på hva som er prioritert i 4-års perioden med tilhørende målbeskrivelser, strategier og tiltak fra KPS?
- Er HØP tydelig på hva som ikke er prioritert i 4-års perioden med henvisning til KPS?
- Er HØP operasjonalisert med målbare indikatorer?
- Viser ÅR status/score ned på indikatornivå fra HØP?
- Har HØP konkrete mål og tiltak på økologisk-, sosial- og økonomisk bærekraft?
- Viser ÅR status på mål og tiltak på økologisk-, sosial- og økonomisk bærekraft?
- Har HØP konkrete mål og tiltak på likestilling og likeverd?
- Viser ÅR status på mål og tiltak på likestilling og likeverd?
- Viser ÅR status på gjennomføring av tiltak knyttet til investeringer?
Fase 3:
- Rød tråd og sammenheng for helhetlig virksomhetsstyring – fra KPS til ÅR?
- God og konsistent beskrivelse av styringssystemet, herunder vektlegging og tydeliggjør ledelsens betydning for måloppnåelse?
- HØP som politikernes styringsverktøy og styringsdokument?
Politikerne må kunne påvirke – HØP må ikke være for overordnet – ikke for detaljert. - Tydelig mål og resultatstyring. Systematikk i bruk av andre verktøy og metoder, resultatfokus, effektivitetsfokus og internkontroll?
- Risikobildet beskrevet for kommunen (på kort, mellomlang og lang sikt)?
- Benchmarking mot andre kommuner vises (KOSTRA, Kommunebarometeret, ASSS, annet)?
- Beskriver arbeidet med å skaffe seg handlingsrom for å sikre en videre samfunnsutvikling av kommunen?
- Rapporteres det i tertialrapporten på de prioriteringer og mål som er satt i HØP – ikke bare økonomi og sykefravær?
- Leservennlighet, fremstilling, språk, bildebruk, historiefortelling, kortfattet, visualisering?
For alle kriteriene, i alle tre fasene, vil det bli gjort en vekting av kriteriene – med henholdsvis 1 poeng og 2 poeng. Hvilken vekting de ulike spørsmålene får er ikke endelige besluttet.
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Flere nyheter
Flere nyheter
Utvikling av lønnsprognose i Framsikt
Vi ønsker å lage et verktøy som gjør lønnsprognoser enklere å forstå, enten du er økonom eller ikke. Målet er å redusere dobbeltarbeid og gi brukerne bedre innsikt og kontroll over sine tall, sier Marianne Thorstensen, produktsjef i Framsikt i denne artikkelen.
Hva er en god årsrapport?
Årsrapporten er et viktig verktøy for kommunene. En årsrapport er mer enn bare en oppsummering av fjoråret – den gir også verdifull innsikt i kommunens utvikling og danner grunnlaget for strategiske beslutninger fremover. Ved å bruke årsrapporten aktivt kan kommuner identifisere forbedringsområder og sikre en mer effektiv forvaltning.
Hvordan få oversikt over det økonomiske handlingsrommet?
Stramme budsjetter og økte krav til tjenesteproduksjon er en virkelighet de fleste kommuner i dag kjenner seg igjen i. For å sikre bærekraftig økonomi og gode tjenester til innbyggerne også i framtiden, trengs det gode kunnskapsgrunnlag og grundige utredninger.
