Politiske spørsmål- og svar i Framsikt sikrer oversikt og effektivitet
– Tidligere fikk vi spørsmålene på e-post. Vi prøvde å holde oversikt over hva som skulle svares ut når, og av hvem, i et Excel-ark. Denne metoden var veldig sårbar. Det var rett og slett fort gjort at vi glippet på noe, forteller Gunhild Gram Giskemo, leder for avdelingen budsjett og analyse i Bergen kommune.
Et mer effektivt verktøy for politiske spørsmål
Bergen kommune
Allerede i 2016, da Økonomiplanmodulen i Framsikt skulle utvikles, var Bergen kommune en viktig bidragsyter. Senere har de bidratt i utviklingen av webpubliseringer, eksport- og import funksjoner til Excel, tjenesteorientert budsjettering og -rapportering, blant annet. Da de senere ønsket seg et bedre verktøy for politiske spørsmål og svar, var det dermed naturlig å se til Framsikt.
– Spørsmål kunne bli liggende og det hendte vi ikke rakk frister som vi hadde tenkt. Vi så et behov for en annen måte å jobbe på, og tenkte at løsningen kunne være Framsikt, utdyper Giskemo.
Alle spørsmål og svar samles på ett sted
For politikerne betyr det at alle spørsmål som blir sendt inn samles og synliggjøres på ett sted. Administrasjonen på sin side, fikk et mindre sårbart system, som i langt større grad la til rette for at alle spørsmål som kommer inn blir behandlet og svart ut til fristen. De kunne også jobbe med spørsmålene i samme system som de allerede utarbeider blant annet budsjett, økonomiplaner og rapporter.
Webpublisering gir oversikt
– Med Spørsmål- og svar funksjonen i Framsikt kommer spørsmålene ut på web med en gang. Vi unngår dobbelt opp med spørsmål. Det er både mer oversiktlig og effektivt for politikerne, forteller Giskemo.
Hun får støtte av kollega Marie Nordnes Einum, som har ansvaret for implementeringen av politikermodulen i kommunen:
– Mottakelsen fra politikerne har vært godt. De opplever at det er enkelt å stille politiske spørsmål via Framsikt-verktøyet. Samtidig gir web-publiseringen en fin oversikt på web, avslutter Nordnes.
Les også:
Digitaliserte budsjettprosessene fra skyen
-Kommuner er ganske komplekse organisasjoner så det er et relativt stort arbeid som skal til. Om man gjør det på gamlemåten blir det dobbelt så mye arbeid, sier økonomisjef Paul Hellenes i Larvik kommune.
Bærum kommune gjør økonomiplanen til et effektivt verktøy
Under fjorårets fagkonferanse ble det klart at Bærum kommune gikk av med seieren i kåringen av «Norges beste økonomiplan». Ingrid Elfstedt Glendrange, som mottok prisen på vegne av kommunen, kunne fortelle at det i kommunen er mange dyktige kollegaer, som er opptatt av at budsjett og økonomiplan skal være et godt styringsverktøy.
Planmodulen gjør det transparent og enkelt
Nesodden kommune har klare ambisjoner om å skape en rød tråd mellom planer og den løpende virksomhetsstyringen i kommunen. Faktisk, så klare ambisjoner at de i 2020 vant Framsikt sin pris for beste rød tråd i virksomhetsstyringen.