– Samhandling i ett dokument
Virksomhetsplanmodulen i Framsikt skal sikre at virksomhetene jobber mot det samme målet, og slik gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunenes retningslinjer. For Lindesnes kommune var modulen også nyttig da tre kommuner, med ulike arbeidsvaner og metoder, skulle slåes sammen til en kommune.
februar 2022
Lindesnes kommune består i dag av de tidligere kommunene Lindesnes, Mandal og Marnardal. Kommunen er Norges sørligste kommune og har i overkant av 23.000 innbyggere.
Sonja Svardal, økonomisjef i Lindesnes kommune, kan fortelle at hun var godt kjent med Framsikt fra tidligere i Marnardal kommune.
Sonja Svardal, økonomisjef i Lindesnes kommune sammen med kommunedirektør Kyrre Jordbakke.
– Vi hadde brukt Framsikt analyse i mange år, og i 2018 startet vi prosessen med anskaffelse av et budsjett- og virksomhetsprogram, og valget falt på Framsikt. Det viste seg at Framsikt også hadde god funksjon ved kommunesammenslåing. Vi tok budsjettmodulen i bruk tidlig i 2019, for å lage budsjett for 2020 og handlingsplan for 2022-2023. Virksomhetsplanmodulen startet vi med i 2021, hvor vi laget virksomhetsplan for alle enheter.
Lindesnes kommune startet altså med Framsikts moduler Analyse, Økonomiplan, Årsbudsjett og Rapportering. Ved at kommunen nå også har tatt i bruk Virksomhetsplanmodulen, gir dette mulighet for å konkretisere vedtatte mål og tiltak fra kommuneplanen og temaplaner via økonomi- og handlingsplanen ytterligere ned i en virksomhetsplan, med blant annet oppdrag, oppgaver, frister og ansvarlige.
Målrettet jobbing med prosesser og indikatorer
Modulen er også godt egnet til å få oversikt over og følge opp verbalvedtak, politiske saker og andre oppgaver og tiltak som ikke nødvendigvis har penger knyttet til seg. Ulike typer oppdrag og oppgaver kan for eksempel delegeres utover i organisasjonen. Kommunen bestemmer selv oppdragstyper og velger navn på begreper i forhold til eget styringssystem.
Svardal kan fortelle at de tre kommunene som skulle slås sammen hadde ulike tradisjoner for bruk av virksomhetsplan:
– To kommuner hadde brukt det aktivt og en kommune hadde ikke brukt det tidligere.
Hva var det som gjorde at dere så behovet for å ta det i bruk Virksomhetsplanmodulen i nye Lindesnes kommune?
– Virksomhetsplan er et godt verktøy for å sette mål i forhold til kommuneplanen. Det er en god måte å få med medarbeidere. Gjennom Virksomhetsplanmodulen får vi jobbet målrettet med prosesser og indikatorer. Det gir oss en rød råd tråd fra kommuneplan til budsjett og handling, forteller Svardal.
Virksomhetsplanen bidrar til å gi full oversikt
For andre som skal i gang med Framsikts Virksomhetsplanmodul anbefaler Svardal å ha en klar tanke om delegering og struktur på forhånd:
– Det er viktig å tenke på delegering, hvilket nivå mål skal legges inn og hvordan du legger strukturen i forhold til mål. Det er også viktig å involvere de ansatte i prosessen. Innspill fra de ansatte er viktig for å få virksomhetsplanen godt forankret i organisasjonen.
I Lindesnes kommune er virksomhetsplanen forankret fra rådmannen, hvor oppdragsbrev går ut til kommunalsjefene, som igjen lager oppdrag til sitt nivå igjen. Kommuner som benytter oppdrags- eller tildelingsbrev kan i Framsikts Virksomhetsplanmodul legge disse inn i modulen som grunnlag for virksomhetenes prioritering, og slik synliggjøre hva overordnet leder vil fokusere på dette året.
– Vi har forankret det fra rådmann, der det går oppdragsbrev ut til kommunalsjefene som lager oppdrag til sitt nivå igjen. Hver enhet har sin virksomhetsplan. Vi har en styringsgruppe på virksomhetsstyring, som jevnlig har møter om prinsipielle spørsmål i forhold til virksomhetsplaner.
For å sikre at virksomhetene jobber etter kommunenes vedtatte overordnede mål, kan virksomhetslederne se de målene og måleindikatorene de skal jobbe mot i Virksomhetsplanmodulen. Overordnet leder velger i modulen de målene det skal jobbes etter for den enkelte virksomhet, og delegerer oppgaver til virksomhetene knyttet til målene.
På denne måten kan Virksomhetsplanmodulen bidra til å gi virksomhetsledere full oversikt over sine mål og prioriteringer, og oppdatere status og resultat sammen med all annen rapportering i Rapporteringsmodulen. Nettopp sammenhengen med Framsikts andre moduler er noe Svardal vektlegger i praten om Virksomhetsplanmdoulen:
– Jeg er veldig fornøyd med verktøyet. Det er gjenkjennbart i alle moduler og gir oss samhandling i ett dokument.
Nysgjerrig på hva mer du kan gjøre med Virksomhetsplanmodulen i Framsikt?
I tillegg til å være et godt verktøy for å konkretisere vedtatte mål og tiltak har Virksomhetsplanmodulen også funksjonalitet for å følge opp politiske vedtak, både fra handlings- og økonomiplanen og løpende politiske vedtak, som enkelt legges inn direkte i modulen.
Flere kundehistorier
Digitaliserte budsjettprosessene fra skyen
-Kommuner er ganske komplekse organisasjoner så det er et relativt stort arbeid som skal til. Om man gjør det på gamlemåten blir det dobbelt så mye arbeid, sier økonomisjef Paul Hellenes i Larvik kommune.
Politiske spørsmål- og svar i Framsikt sikrer oversikt og effektivitet
Framsikt utvikles i tett samarbeid med våre kunder. Bergen kommune har bidratt i utviklingen av mange funksjoner i Framsikt, en av disse er Spørsmål- og svar funksjonen, som du finner i Politikermodulen.
Planmodulen gjør det transparent og enkelt
Nesodden kommune har klare ambisjoner om å skape en rød tråd mellom planer og den løpende virksomhetsstyringen i kommunen. Faktisk, så klare ambisjoner at de i 2020 vant Framsikt sin pris for beste rød tråd i virksomhetsstyringen.