Funksjonen for spørsmål og svar sparte oss for to ukesverk
Over 200 spørsmål fra politikere til administrasjonen var fasiten hos Frogn kommune etter budsjett- og økonomiplanprosessen i 2019. Spørsmålene kom i forskjellige kanaler, var ofte like og det var vanskelig for både administrasjonen og politikerne å vite om spørsmålet allerede hadde blitt besvart. Ved hjelp av Framsikts politikermodul fikk kommunen et bedre system for samhandling mellom administrasjonen og politikerne.
Juni 2021
– Vi gikk fra 200 spørsmål i 2019 til 80 spørsmål gjennom Politikermodulen i 2020, og nesten ingen spørsmål var like. Etter hvert som spørsmålene ble besvart og rådmannen hadde godkjent svarene, kunne alle se svarene i Framsikt. De ble også publisert på web, forteller Roger Magnussen, Controller i Frogn kommune.
Endret arbeidsmåte
Politikermodulen gir de folkevalgte mulighet til å se kommunedirektørens forslag til økonomiplan, samtidig som politikerne selv kan utarbeide alternative budsjettforslag. I tillegg kan politikerne stille spørsmål til, og få svar fra, administrasjonen gjennom modulen.
Frogn kommune ligger ved Oslofjordens østside, og har rundt 16.000 innbyggere. Kommunen startet å bruke Politikermodulen i 2019. Modulen endret måten å arbeide på i prosessen med å utarbeide økonomiplan og budsjett for både administrasjonen og politikerne:
– Tidligere hadde vi en hovedmodell i et Excel-regneark. Tiltak ble foreslått og lagt inn i modellen, og deretter oversendt til politikerne slik at de kunne legge til eller fra. Da vi fikk Framsikts Politikermodul la vi hele Handlings- og økonomiplanen inn der, og overførte den til politikermodulen på alle tiltak, investeringer og drift, forteller Magnussen.
Fordel å flytte på tiltak i Framsikt
Magnussen hadde selv opplæring med kommunestyret, og kan fortelle at tilbakemeldingene fra kommunens folkevalgte har vært gode.
– Det har gitt politikerne bedre oversikt over hvilke tiltak de kan velge mellom. Regnearkene var nok et savn for de av politikerne som er glad i Excel, men for de aller fleste er det en fordel å heller kunne flytte rundt på tiltak i Framsikt.
Etter hvert som de politiske partiene har jobbet frem et budsjettforslag de er fornøyde med, gir modulen mulighet til å enkelt publisere det alternative budsjettforslaget på web. I Frogn hadde kommunestyret i 2020 to budsjettforslag, et fra Høyre og et fellesforslag fra opposisjonen. Begge forslagene ble publisert gjennom modulen. Du kan se eksempel på alternative budsjettforslag publisert i Framsikt her.
Større fleksibilitet
I 2020 var også funksjonen for spørsmål og svar klar til bruk i modulen. I Frogn kunne politikerne tidligere kun stille spørsmål i tilleggsnotatrunder, dersom administrasjonen skulle ha mulighet til å svare innen en uke. Med spørsmål- og svar funksjonen i Framsikt har arbeidsmengden for administrasjonen blitt mindre, og fleksibiliteten for når politikerne kan stille spørsmål større. I en allerede hektisk arbeidsperiode, har denne funksjonen vært kjærkommen, forteller Magnussen:
– Tidligere stod administrasjonen på hode for å få svart på spørsmålene som ble stilt. Mange av spørsmålene var like, krevde mye av administrasjonen og kom på pdf, Excel, Word og e-post. Redaksjonsjobben var enorm.
Roger Magnussen, Controller i Frogn kommune
Sparte to ukers årsverk
Spørsmål fra politikere i modulen går først til politisk sekretær eller en annen rolle i administrasjonen. Deretter blir spørsmålene delegert videre ut til saksbehandlere, som svarer på spørsmålene. Spørsmål og godkjente svar publiseres fortløpende ut på web, og blir slik synlig for både politikere og andre.
Frogn kommune ga beskjed om at kun spørsmål stilt gjennom Politikermodulen ble besvart. Partiene ble også bedt om å koordinere seg slik at spørsmålene kom fra maksimalt to personer i hvert parti. Politikerne på sin side, forstod godt at den tidligere måten å gjøre det på var ressurskrevende for administrasjonen, forteller Magnussen.
– Funksjonen for spørsmål- og svar i Politikermodulen har spart oss for to ukers årsverk, pluss mye frustrasjon. Nå kan vi svare fortløpende, og det er enkelt for politikerne å se svar på spørsmål stilt av andre, sier Magnussen.
Les også:
Politiske spørsmål- og svar i Framsikt sikrer oversikt og effektivitet
Framsikt utvikles i tett samarbeid med våre kunder. Bergen kommune har bidratt i utviklingen av mange funksjoner i Framsikt, en av disse er Spørsmål- og svar funksjonen, som du finner i Politikermodulen.
Framsikt passer godt med måten vi jobber på
Fauske kommune finner du innerst i Salten-regionen i Nordland. En kommune kjent for rike naturressurser, men som også har fått mye oppmerksomhet de siste årene for en tøff økonomisk situasjon. Kommunen, med over 9800 innbyggere, har vært fire ganger på Robek-listen og ble innmeldt siste gang i 2020.
Med færre ressurser trengs bedre verktøy for økonomiplan
Helt nord i Trøndelag finner du Leka kommune. Som en av Trøndelags minste kommuner, med rundt 570 innbyggere, er kommunen kanskje best kjent for natur, sin spesielle geologi, ørnerovet og sagnet om Lekamøya. Men kommunen er også opptatt av å få mest mulig ut av de ressursene de har – og da er teknologi viktig. Framsikt har gitt større åpenhet rundt kommunens pengebruk og tilgjengelighet for innbyggerne til kommunens styrende dokument.