Systemstøtte i Framsikt for kommuner som ønsker å arbeide etter KS sin helhetsmodell

KS lanserte på Arendalsuka en ny modell for budsjettering i kommunene, helhetsmodellen. Den nyutviklede modellen skal hjelpe kommunen å hente ut effekter av endringstiltak på en systematisk måte. Kjernen i modellen er å sikre at i tillegg til å ha gode tiltak som skal gjennomføres, skal helheten sikres på ulike nivå i kommunene og at de forutsatte gevinstene realiseres.

Figur 1 – Helhetsmodellen. Kilde: KS FOU-prosjekt nr. 204024 – Gevinstrealisering i budsjett- og økonomiplanarbeidet.

Kan kommuner som ønsker å arbeide etter denne modellen få systemstøtte gjennom Framsikt?

Skaffe overblikk

I arbeidet med å «Skaffe overblikk», som er den første fasen i modellen, har Framsikt Analysemodulen. Der kan kommuner gjøre analyser basert på KOSTRA-tall og annen offentlig statistikk. Disse analysene er veldig godt egnet til å stille spørsmål om hva som er årsaken til at kommunen skårer under andre sammenlignbare kommuner eller hvorfor utviklingen i egen kommune avviker fra ønsket utvikling.

I metodikken til KS er det lagt opp til at kommunen dokumenterer dette i en overordet vurdering basert på en problemløsningsmetodikk som heter A3. metodikken er nærmere omtalt under.

Gjøre dypdykk 

I disse analysene så ligger sjeldent svaret på dette hvorfor. For å finne det, så må man kople inn personer som kan faget og kjenner organisasjonen, og gå over i den fasen i helhetsmodellen som heter «Gjøre dypdykk». I Framsikt støttes dette arbeidet i Utredningsmodulen. Der kan kommunene definere opp ulike utredningsoppdrag som kan hentes ut fra Analysen som ble gjort i forrige fase, eller fra andre analyser som er gjort av organisasjonen og oppsummert i en kommune-A3.

I utredningsmodulen kan man sette opp hvilken organisatorisk enhet som er ansvarlig for hver enkelt utredning, og om det er andre enheter som skal bistå. I løsningen kan man innarbeide bakgrunn og retningslinjer for utredningen. Dette vil fungere som en bestilling til de som skal gjøre dypdykket.

I Helhetsmodellen legges det vekt på å identifisere og velge endringstiltak som har størst effekt på å bringe enheten fra nå-situasjonen og til ønsket situasjon. For å sikre riktig fokus er det lagt opp til at gruppene skal arbeide gjennom en bestem utredningsmodell som er basert på en definert problemløsningsmetodikk. Modellen er basert på en systematikk med 5 punkter som gruppene skal arbeide med.

1. Begrunnelse: Hva er oppdraget til enheten, definert gjennom lov eller kommunale vedta.
2. Nåsituasjon: Hva er utfordringene
3. Ønsket situasjon: Hva er ønsket tilstand på et definert tidspunkt
4. Endringstiltak: Hva har størst effekt på å bringe enheten fra nå-situasjonen og til ønsket situasjon
5. Måling: Hvilke indikatorer kan vise om vi beveger oss mot målet

 Løsningen er lagt til rette for at de enhetene som skal arbeide om en utredning kan samarbeide direkte i løsningen, både i forhold til den tekstlige beskrivelsen og å definere tiltak. Det er i arbeidet med å beskrive tiltaket, vurdere konsekvensen og usikkerheten, samt definere den økonomiske effekten at det er viktig at alle deltakerne er realistiske og beskriver dette på en god måte. Det er mulig å innarbeide beskrivelse og konsekvensvurdering både på selve utredningen og på tiltakene. Mangler i denne delen av arbeidet vil ofte medføre at tiltakene som vedtas oppleves som urealistiske.

Forberede endring 

I utsnittet over så vises tabellen som benyttes for å rapportere på de vedtatte tiltakene. I dette tilfelle er det to tiltak som har blitt lagt på denne enheten. Ved å benytte denne funksjonaliteten i løsningen blir lederne pålagt å rapportere på realisert effekt, prognosen for året, fremdrift og risikoen knyttet til gjennomføringen av tiltaket. I tillegg kan man legge inn en tekstlig vurdering av status. For de kommunene som også velger å knytte tiltakene til delmål og definere indikatorer til disse så vil man gjennom rapporteringen kunne rapportere på effekten gjennom indikatorene.

Gjennom bruk av disse modulene vil Framsikt kunne gi systemstøtte til de kommuner som ønsker å arbeide etter helhetsmodellen til KS.