Utredning
Start tidlig på året med å utrede drifts- og investeringstiltak. Skap økt sammenheng mellom vedtatte mål og kommunens økonomiske rammer i et lengre perspektiv.
Utred innsparingstiltak tidlig
Skap sammenheng mellom mål og handling
Gjør dypdykk
Utred innsparingstiltak tidlig
I Utredningsmodulen kan kommunen iverksette arbeidet med økonomiske driftstiltak i Framsikt, uten å måtte vente på rullering av kommende handlings- og økonomiplan.
For eksempel kan det settes opp en utredning som definerer innsparingskrav, hvilke organisatorisk enhet som er ansvarlig for den enkelte utredningen og hvem som skal bistå i arbeidet.
Når utredningen(e) er ferdigstilt, kan resultatet av utredningen behandles administrativt og/eller politisk i forkant av budsjettprosessen ellers. Alle tiltakene som er utarbeidet i Utredningsmodulen vil være tilgjengelig i Økonomiplanmodulen. Både den tekstlige beskrivelsen og tiltakene vil følge med og være en del av endelig politisk behandling for kommende handlingsplanperiode.
Skap sammenheng mellom mål og handling
I modulen kan det settes opp egne delkapitler, med hovedmål som ulike perspektiv. Organisasjonen utfordres på hvilke investeringer som må iverksettes for å nå de vedtatte målsettinger.
Dette legger til rette for at investeringer kan bli et handlingselement for å nå de overordnede målsettinger i kommunens samfunnsplan. Disse investeringene kan, som på driftstiltak, importeres i rullering av handlings- og økonomiplanen. Det bidrar til redusert tidspress på høsten samt et mer gjennomarbeidet investeringsbudsjett i kommende handlingsplanperiode.
Øk involveringen med dypdykk
En utredning settes opp og delegeres til de enheter som skal bidra i utredningen. Personer som kan faget og kjenner organisasjonen kobles på. Det er dette KS i sin helhetsmodell omtaler som dypdykkfasen. I den innledende teksten innarbeider dere bakgrunn og retningslinjer for utredningen. Dette vil fungere som en bestilling til de som skal gjøre dypdykk.
Enhetene som skal arbeide med en utredning kan samarbeide direkte i løsningen, både i forhold til den tekstlige beskrivelsen og med å definere tiltak. Enhetene setter opp forventede innsparinger med tilhørende konsekvensvurderinger. Når utredningen er ferdigstilt kan det publiseres en webutgave av arbeidet som presenteres for administrative ledergrupper eller politisk nivå.
Systemstøtte i Framsikt for kommuner som ønsker å arbeide etter KS sin helhetsmodell
Modellen skal hjelpe kommunen å hente ut effekter av endringstiltak på en systematisk måte.
Med Framsikts Utredningsmodul kan dere:
Opprette og starte en utredning
I Framsikt kan det utarbeides ulike utredninger. For eksempel konsekvensutredninger, innsparingskrav, ulike investeringsprosjekter eller gevinstrealisering det skal jobbes med.
I løsningen bestemmer dere hvem som er ansvarlig for utredningen og hvilke organisatoriske enheter som skal bidra, gjennom delegering i organisasjonsstrukturen. Bakgrunn, frister og retningslinjer med perspektiver og satsningsområder fra kommuneplanen beskrives i utredningen, og blir en bestilling til de som skal gjøre dypdykket og fremme forslag til tiltak.
I arbeidet med å «Skaffe overblikk», som er den første fasen i KS-modellen, har dere (i Analysemodulen) tilgang til nøkkeltall basert på KOSTRA-tall og annen offentlig statistikk dere kan hente direkte inn i Utredning. Disse offentlige tallene er egnet til å stille spørsmål om hvordan kommunen skårer med sammenlignbare kommuner eller hvorfor utviklingen i egen kommune avviker fra ønsket utvikling.
Dette bidrar til klargjøring og lavere terskel for alle som skal utarbeide eller bidra i en utredning. Det fremmer også felles begrepsbruk og forståelse i kommunen, noe som understøtter tverrfaglig jobbing.
Utarbeide konkrete drifts- og investeringstiltak i utredningen
I løsningen er det samskrivning slik at flere kan skrive tekst samtidig. Det er også mulighet for å gi (eller sperre) tilgang til å lese og kommentere hverandres innspill underveis.
Du legger inn navn på tiltak, om det er drift eller investering og når det forventes å ha effekt. Beskriver tiltaket i tekst og eventuelle konsekvenser ved tiltaket. Ettersom tiltakene senere kan hentes inn i økonomiplanen er det viktig å kontere tiltaket. Det er hensiktsmessig med egne tiltakskoder, slik at det er lett å spore hvor tiltaket kommer fra senere.
Skrive og publisere en samlet utredning for beslutning
Den som står som eier av utredningen får fram en samlet oppsummering av underliggende enheter, både tekst og beløp (samlet og/eller pr tjenesteområde). En samlet oversikt over alle foreslåtte tiltak fra enhetene gjør det enkelt å velge ut de endringstiltak dere vil jobbe videre med. Når det skal skrives en felles oppsummerende utredningstekst kan dere hente tekst fra det som er skrevet på ulike ledernivå.
Utredningen kan presenteres som et styringsdokument for administrativ ledelse eller politisk behandling. Det kan presenteres som et PDF-dokument eller en som en egen webutgave av utredningen, som utgangspunkt for beslutning.
Implementere endringstiltakene i Økonomi- og handlingsplan
Endringstiltakene fra utredninger kan enkelt hentes inn i rulleringen av økonomi- handlingsplanen, dersom dere også har Framsikts Økonomiplanmodul. Foreslåtte endringstiltak kan velges i «tiltak fra utredning» i «Innspill og tekstbidrag». Her fremkommer de aktuelle tiltakene som er foreslått basert på kontostrengen som er lagt inn i «utredning», slik at det enkelt velges inn i økonomiplanen for de(t) kommende år.
Foreslåtte tiltak kan også registres som «parkert tiltak» eller «ønsket tiltak». Disse blir dermed ikke med som kommunedirektørens forslag til handlings- og økonomiplan i kommende periode.
Innarbeid og rapporter på tiltakene fra utredninger
En funksjonalitet som flere kommuner benytter, er å rapportere på de vedtatte endringstiltakene. Det kan gjøres både i den interne månedsrapporteringen, men også tilbake til politisk nivå gjennom kvartal/tertialrapport og årsrapport i Framsikts Rapporteringsmodul. Rapporteringen tar utgangspunkt i valgte tiltak fra utredningene i Økonomiplanmodulen.
Ved å benytte denne rapporteringsfunksjonaliteten i løsningen blir lederne pålagt å rapportere på realisert effekt, prognose for året, fremdrift og risikoen knyttet til gjennomføringen av endringstiltakene. Administrasjonen og politikerne får da sjekket og rapportert på om endringstiltakene løser problemstillingen og målene for utredningen. I tillegg kan man legge inn og presentere en tekstlig vurdering av status.
Har man knyttet endringstiltakene til delmål og definert indikatorer til disse, så vil man gjennom rapporteringen kunne rapportere på effekten gjennom måleindikatorene
Skape sammenheng og helhetlig styring
Sammenheng i det kommunale plan- og styringssystemet, den røde tråden, er en grunnidé i Framsikt. Utredningsmodulen spiller godt sammen med de andre modulene for helhetlig virksomhetsstyring i Framsikt. Mål, strategier og tiltak fra overordnede kommunale planer og utredninger kan enkelt hentes inn i økonomiplanen og virksomhetsplan og rapporteres på.
I Utredningsmodulen kan det gjøres store eller små utredninger – uansett om økonomiplanen er rullert eller ikke. Tiltak fra utredningene kan deretter tas inn i neste økonomiplan. Bruk av modulen kan gi en større grad av oversikt på de utredninger som skal gjennomføres. De kan legges fram for politisk nivå når dette er relevant for kommunen, og en kan følge større oppgaver – både faktisk påløpte endringer og forventede.
Ønsker du å vite mer om modulen og se funksjonaliteten live?
Vi tar gjerne et digitalt møte der vi går gjennom modulen og demonstrerer hvordan Framsikt kan løse deres spesifikke behov.