Gir mer demokratisk styring, sier varaordfører om innføring av digital virksomhetsstyring

Varaordføreren i Hadsel mener Framsikt gjør det lettere å styre kommunen og opplyse de folkevalgte. Hadsel kommune har digitalisert sin virksomhetsstyring, noe som omfatter både administrasjonen, politikerne og innbyggerne i kommunen. Varaordfører og økonomisjef forteller om erfaringer de har gjort seg i denne prosessen.
September 2020

– Aldri før har det vært så lett å få oversikt over økonomien. Som oppslagsverk er Framsikt en gave til oss folkevalgte, sier varaordføreren i Hadsel kommune, Lena Arntzen (H).

I Hadsel har man nå tatt i bruk digital publisering ved hjelp av Framsikt-løsningen, noe både politikerne og publikum i Hadsel har latt seg begeistre av. Særlig varaordføreren applauderer en oversiktlig og lettfattelig presentasjon av den komplekse kommuneøkonomien:

– Jeg vil rett og slett kalle Framsikt ei mer demokratisk løsning. De fleste folkevalgte har en jobb ved siden av vervet sitt og et hektisk hverdagsliv, og da er det viktig at man slipper å bruke unødvendig mye tid på leting i dokumenter.

Framsikt har gjort det veldig enkelt å finne informasjonen man trenger for å ta gode avgjørelser, både sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver, sier Arntzen.

«Framsikt har gjort det veldig enkelt å finne informasjonen man trenger for å ta gode avgjørelser, både sannsynlige inntekter, forventede utgifter og prioriterte oppgaver» 

Lettere å ta avgjørelser

Framsikts Analysemodul er integrert med både Økonomiplan– og Rapporteringsmodulen. Dette sikrer effektiv bruk av statistikk i utarbeidelse av handlingsplan, årsmelding og årsrapport, som igjen enkelt kan synliggjøres i digitale styringsdokumenter på kommunens egen hjemmeside.

– Detaljer vi tidligere måtte lese oss fram til med lupe i en stor bunke med sakspapirer, kan med letthet søkes opp i systemet. Ikke minst er det synliggjort hvilke saker administrasjonen har fått i oppgave å utrede – samtidig som man kan sjekke ståa på framdriften.

Ved hjelp av Framsikts analyseverktøy og styringsdokument kan man enkelt se status på de ulike sakene, se avvik i økonomien og prognoser for fremtiden, forteller Arntzen.

– Framsikt knuser tallene for oss og gjør det mye, mye lettere å ta avgjørelser, slår Arntzen fast.

Intuitivt og lett å ta i bruk

Framsikt AS ble etablert i 2014, og Økonomisjef i Hadsel Tommy Løveng Hansen forteller at Hadsel var tidlig ute med å ta i bruk Framsikt:

– Vi ble raskt veldig glad i analyseverktøyet og synes det var veldig bra. Da var vi egentlig solgt, og ville ta i bruk full pakke. Vi priser oss også lykkelige for å ha hatt disse verktøyene på plass i denne unntakstilstanden med pandemi, sier Løveng.

Han kaller systemet intuitivt og lett å ta i bruk.
– Framsikt har løst mange problemstillinger for oss, et veldig intuitivt verktøy som ikke krever veldig mye opplæring.

– Framsikt har definitivt bidratt til å gjøre driften ryddigere. Vi har vært på utkikk etter noe som kunne gi oss denne typen kontroll, men ikke funnet det før nå. Med modulen for virksomhetsstyring har vi fått mye mer helikoptersyn hva penger angår, forteller Løveng.

Han forteller at Framsikts digitale publisering gjør det lettere å løfte blikket og se de store linjene.

– Både publikum, folkevalgte og journalister sier den søkbare digitale publiseringa gjør det lettere å danne seg et oversiktsbilde, og da føler vi virkelig at vi gjør noe rett.

Den «fulle pakke»

Den “fulle pakke” som Løveng framsnakker, består av disse modulene:

  • Analyse – modulen som samler statistikkdata fra alle norske kommuner og fylkeskommuner i et brukervennlig grensesnitt. Dette gjør det mulig å utarbeide analyser og beregninger, samt vise det grafisk, uten å bruke tid på innhenting og oppdatering av data. Svært godt mottatt i Hadsel blant både administrasjon og folkevalgte!
  • Strategi og utredning – Et godt verktøy til å utrede konsekvenser av nye prioriteringer og innsparinger. Modulen kan brukes til å involvere politikere tidlig i prioriteringsdiskusjoner og legge føringer for arbeidet med økonomiplan og budsjett. Modulen kan også benyttes til kartlegging av gevinstrealisering og til dokumentasjon av merutgifter for eksempel til Korona-tiltak.
  • Økonomiplan – et helhetlig verktøy for utarbeidelse av handlingsplan, økonomiplan og årsbudsjettdokument for kommuner og fylkeskommuner. Løsningen håndterer budsjett, målstyring, handlingsplan og produksjon av komplette digitale styringsdokumenter.
  • Årsbudsjett – brukes til utarbeidelse av et detaljert og periodisert årsbudsjett. I kommunesektoren utgjør lønn en vesentlig del av budsjettet. Sammen med funksjonen for rammefordeling og detaljbudsjetteringen tilbyr vi derfor et effektivt verktøy for lønnsbudsjettering.
  • Virksomhetsplan – Få alle til å trekke i samme retning med digital virksomhetsplan! Virksomhetsplanmodulen benyttes til å sikre at virksomhetene gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunenes retningslinjer. Virksomhetsplanen er sentral i å sikre lovpålagt internkontroll.
  • Rapportering – Modulen effektiviserer og samler all rapportering for alle lederne i ett felles verktøy. Utarbeidelsen av tertial-, måneds- og årsrapporter blir lett tilgjengelig og automatisert. Modulen er svært fleksibel med tanke på å definere innholdet for den enkelte leder ut fra organisasjonsstrukturen, innhold og rapporteringsperioder. Ledere kan enkelt rapportere oppover, forklare avvik og synliggjøre underliggende utviklingstrekk.

En trygghet vi ikke tidligere har hatt

Som økonomisjef har Løveng også spesielt sansen for den sistnevnte modulen, Rapportering.
– Sjekklisten for internkontroll i modulen for rapportering har gitt oss en trygghet vi ikke tidligere har hatt. Lederne kvitterer månedlig på at de har kontroll på alt fra sykemeldinger, retningslinjer, medarbeidersamtaler, attesteringer, lønn og at de har behandlet avvik som er registrert, sier Løveng.

– At mellomlederne kvitterer på dette gir lederteamet kontrollen kommuneloven sier vi skal ha. Vi skal kunne dokumentere at arbeidsoppgaver og rutiner blir utført. Det kan vi nå gå inn og redegjøre for. Denne måneden kan vi for eksempel vise til at 32 av 36 ledere har krysset av for at behandling av sykemeldinger er utført. Dette er noe våre kontrollorganer, kontrollutvalg og revisor applauderer, sier økonomisjefen i Hadsel.

– Dette er bare en av de mange måtene Framsikt frigjør svært mye arbeidskapasitet i administrasjonen, legger Løveng til.

Smidige og lydhøre for kundens behov

– Det er ingen vei tilbake fra skyen etter dette, sier økonomisjef i Hadsel, Tommy Løveng, på telefon fra hjemmekontoret. Fra hjemmekontoret har administrasjonen i Hadsel øynene på ballen, føttene på jorda og tunga rett i munnen.

– Framsikts moduler og verktøy har vist seg å være en enorm fordel for å handtere organisasjonen til unntakstilstand. Overgangen til lockdown gikk overraskende lett, vi kunne bare rigge oss til på hjemmekontoret og fortsette der vi slapp midt i arbeidet med å produsere årsrapport, forteller Løveng.
Han applauderer Framsikts handtering av corona-situasjonen.

– Teamet er veldig hyggelige, lydhøre og ekstremt opptatt av å tilpasse løsningene til brukerne. Det har vært en fryd å være med på reisa. At man i pandemien raskt også kunne bruke Framsikt-løsningen til rapportering av korona-status i egen organisasjon, er et bevis på hvor smidig Framsikt-teamet er og hvor lydhøre de er for kundenes behov, mener Løveng.

 

Hadsel rapporterer hvor mange ansatte som er i karantene, hvor mange som har hjemmekontor, hvor mange som kan omdisponeres til andre oppgaver.
– Det er en god metode for å få en fot i bakken, og har hjulpet oss mye til å handtere situasjonen, forteller økonomisjefen.

Vil du vite mer om Framsiktløsningen?

Share This
X