Mer åpenhet med Politikermodulen 

For Nordre Follo var særlig ønsket om et bedre system for politikerspørsmål en av grunnene til at de valgte å ta i bruk Politikermodulen fra Framsikt. Etter å ha brukt modulen i budsjettprosessen, kan Inger-Lise Klevset, spesialrådgiver for økonomistyring i Nordre Follo kommune, fortelle at den har innfridd.

Juni 2021

– Vi hadde et stort behov for et system for politikerspørsmål. Spørsmål ble tidligere stilt til ulike nivå, noen direkte til kommunalsjef, noen direkte til virksomhetsledere, det var svar i ulike versjoner og lite effektivt. Vi ønsket oss derfor en mer effektiv prosess, sier Klevset.

Inger-Lise Klevset, spesialrådgiver for økonomistyring i Nordre Follo kommune

Behov for et bedre system

Ski og Oppegård ble i 2020 slått sammen til en kommune, nemlig Nordre Follo. Ski hadde tidligere vært pilotkommune for Framsikt, mens systemet var nytt for Oppegård. I dag har kommunen fem av Framsikts moduler, i tillegg til Politikermodulen.

– Vi startet med politikermodulen høsten 2020, da prosessen med at politikerne skulle behandle Strategi- og handlingsplanen startet. Som nevnt hadde vi behov for et bedre system for politikerspørsmål, men vi så også store fordeler av at politikerne kunne lage budsjettforslag og dele sine budsjettforslag i samme system, forteller Klevset.

Hvordan var implementeringsprosessen?

– Vi bestemte oss ganske brått for å gå for modulen. Til opplæringen av politikerne fikk vi hjelp av Framsikt til digitale opplæringsrunder. Vi i administrasjonen stilte som brukerstøtte da de folkevalgte skulle stille spørsmål til budsjettforslag og utforme sine egne budsjettforslag. Tilbakemeldingene vi fikk fra politikerne var at systemet var brukervennlig. Det var et nytt digitalt verktøy som de klarte å bruke veldig fint, sier Klevset.

Ferdig med Excel-ark

Politikermodulen skal gjøre det enklere for politikere å simulere på endringer og omprioriteringer i budsjett- og økonomiplan, i tillegg til å utarbeide alternative forslag. Modulen er en tilleggsmodul til Økonomiplanmodulen. Klevset kan fortelle at de er fornøyde med å samle budsjettarbeidet i ett verktøy, og dermed legge Excel-arkene der de folkevalgte tidligere lagde sine budsjettforslag på is.

– For å dele budsjettforslaget med andre måtte de folkevalgte sende Excel-arket, noe som førte til at det kunne være flere versjoner ute og gikk. I tillegg kunne formler i Excel bli ødelagt, det var vanskelig å få gode endringsskjema for konsekvenser på investeringer og summeringen gikk ikke alltid i balanse, forteller Klevset.

Budsjettforslagene i Framsikt tar direkte utgangspunkt i kommunedirektørens forslag, og budsjettforslag kan deles mellom flere i selve modulen.

De folkevalgte kan i verktøyet endre beløp på sentrale poster og tiltak, forskyve på når eksisterende tiltak skal iverksettes, legge til nye tiltak og slette eksisterende tiltak. Det samme gjelder for investeringsprosjekter, og oppdatere automatisk lånebehov.

– Det er også veldig praktisk at de folkevalgte kan legge verbalvedtak direkte inn i modulen. Dette kan vi i administrasjonen bruke direkte videre i virksomhetsplanen og rapporteringssystemet, sier Klevset.

Hun ser også store fordeler av at administrasjonen og politikerne jobber i samme system.

– Vi opplever at det gir en bedre opplevelse og en følelse av at vi jobber med noe felles. Samtidig er det lettere å bistå når alle jobber i samme digitale system.

Full kontroll hele veien

I tillegg til selve budsjettforslaget, er spørsmålene fra de folkevalgte til administrasjonen en viktig del av budsjettprosessen. Både politikere og administrasjonen så fordeler av å digitalisere dette arbeidet.

– Spørsmål- og svarfunksjonen ble tatt godt imot av politikerne, de så at dette kunne gjøres bedre og ryddigere. For oss i administrasjonen har funksjonen gitt full kontroll hele veien for spørsmål som er kommet inn, hvor de er i prosessen, fristen for når svaret skal publiseres og hvilke spørsmål som er publisert, forteller Klevset.

De folkevalgte kan i Politikermodulens spørsmål- og svarfunksjon legge sine spørsmål direkte inn i systemet hvor spørsmålene også blir publisert, noe som gjør det enkelt for politikerne å se spørsmål stilt av andre.

– Økonomistyring setter eier og godkjenner. Saksbehandler, eier og godkjenner jobber i samme bilde og når kommunedirektøren har godkjent svaret går det direkte ut på web, forteller Klevset om hvordan administrasjonen nå jobber.

Digitalisering av prosessen gir klare fordeler, mener hun:

– Jeg vil si at det gir et bedre samarbeid og mer åpenhet ved at vi jobber i samme system. Digitaliseringen av prosessen har skaffet oss bedre rom for en god og effektiv prosess.

Vil du vite mer om Framsiktløsningen?

Share This
X