Ny funksjonalitet for bedre kontroll med budsjett til nye tiltak

Framsikt og Bergen kommune har gjennom vinteren og våren utviklet en ny funksjonalitet i Rapportering hvor budsjettmidler på nye økonomiplantiltak kan automatisk avsettes til et sentralt ansvar og så tilbakeføres når tjenesteområdet rapporterer at tiltaket er startet opp eller fullført. Avsetting skjer i starten av året, og tilbakeføringen skjer løpende i forkant av hver rapportering. Funksjonaliteten har god støtte for begrunnelse av både avsetting og tilbakeføring fra både tjenesteområdet og økonomifunksjonen.

Vi har spurt Gunhild Gram Giskemo i Bergen kommune om bakgrunnen for innføringen av rutinen og erfaringene med denne;

«Det er flere år siden den sentrale økonomifunksjonen i Bergen kommune begynte med å «holde igjen» midler til nye tiltak som ble vedtatt i budsjettet. Bakgrunnen var kort fortalt at en hadde sett at mange av de nye tiltakene som bystyret bevilget midler til, ikke ble startet opp så raskt som det var forutsatt. Noen ganger kom en ikke i gang med tiltakene i det hele tatt i det aktuelle året. I slike tilfeller ble ofte de avsatte midlene brukt til andre ting innenfor samme tjenesteområde, eller den manglende gjennomføringen kunne tilsløre det reelle resultatet (budsjettavviket) på de berørte tjenesteområder/avdelinger. Det var altså en erkjennelse av at politiske ambisjoner om nye satsinger ikke alltid tok høyde for praktiske begrensninger når det kom til oppfølging. Det kunne blant annet skyldes regulatoriske, juridiske, tekniske og fysiske forhold som ikke var tilstrekkelig kjent på vedtakstidspunktet, men også organisasjonens kapasitet til raskt å sette disse ambisjonene ut i livet. For å sikre en større kontroll med at bevilgede midler faktisk gikk til det formålet de var tiltenkt, begynte en derfor i Bergen med å sette av midlene til nye tiltak sentralt, og overføre dem til eiende avdeling først når de kunne bekrefte at tiltaket faktisk var startet opp.

Ordningen med sentral avsetning av midler (SAM) har fungert veldig bra i Bergen. Vi har oppnådd målsetningen om mer kontroll med bruken av midlene, og erfaring viser at ordningen er godt begrunnet. Ved hvert årsoppgjør står det igjen betydelige beløp til tiltak som ikke har kommet i gang som forutsatt. I noen tilfeller blir midlene satt på fond med sikte på utbetaling året etter dersom tiltaket kommer i gang da, men uansett innebærer dette at man i det aktuelle året har «spart» disse midlene, og isolert sett styrkes driftsresultatet for året tilsvarende. Midlene kan – i forbindelse med regnskapsavslutningen – tilføres disposisjonsfondet som del av kommunens økonomiske buffer, eller de kan brukes til saldering av andre merutgifter inneværende år.

For en tid tilbake tok vi opp med Framsikt om det kunne være mulig å få utviklet en egen funksjonalitet i Framsikt for håndtering av SAM-ordningen. Inntil da hadde vi basert oss på et excel-regime på siden av Framsikt for å husholdere dette – først for å etablere SAM-grunnlaget i starten av året, så å kjøre jevnlige rapporteringsrunder gjennom året mot avdelingene hvor de kunne melde tilbake om et tiltak var startet opp, og så tilbakeføre midlene til avdelingenes rammer (eller inndra dem endelig) i fm. hver rapporteringsrunde, samt et siste oppgjør etter årsslutt. Dette var ganske tungvint og arbeidskrevende for alle parter, og det var også sårbart for feil. Vi er derfor veldig glade for at Framsikt har utviklet SAM-funksjonen sånn at denne prosessen kan gå mer sømløst og automatisk. Funksjonaliteten er helt ny og vil trolig utvikles noe videre, så vi har ikke fått «hentet ut» alle fordelene ennå, men allerede ser vi at denne løsningen kommer til å spare oss for mye arbeid, feil og frustrasjon. Blant annet unngår vi at avdelingene må dobbelt-rapportere på de samme tiltakene slik de har måttet gjøre til nå – først i forbindelse med SAM-rapporteringen og så når økonomiplantiltakene skal rapporteres på i tertialrapportene. Nå flyter avdelingenes rapportering i SAM-løsningen automatisk over til månedsrapporteringen. Vi gleder oss til å bli bedre kjent med løsningen og videreutvikle dem sammen med Framsikt i tiden fremover!»

Vi i Framsikt ser fram til å følge opp funksjonaliteten videre opp sammen med Bergen kommune. Funksjonaliteten for rapportering og tilbakeføring brukes nå i praksis i forbindelse med rapporteringen på 1. tertial 2020. Den er tilgjengelige for andre kommuner som bruker Rapportering og vil kunne være til nytte både i større og mindre kommuner. Behovet for å sikre at budsjettmidler til nye tiltak faktisk benyttes til tiltenkt formål, er det nok mange kommuner som har. Ta gjerne kontakt med kunderådgiver eller Support for å diskutere hvordan funksjonaliteten kan tas i bruk. Du kan også lese mer om funksjonen i vårt Hjelpesenter.