Slik fikk Bindal kommune en rød tråd i planarbeidet

Bindal kommune er den sørligste kommunen i Nordland fylke og har i underkant av 1400 innbyggere. Kommunen startet med Framsikts Planmodul i 2024. Siden da har de fått god nytte av modulen, som de har brukt til å utarbeide både planer, kunnskapsgrunnlag og til og med en nettside.

Kommunen fikk tips om Framsikts Planmodul da de skulle i gang med kommuneplanens samfunnsdel (KPS). Haugvik ble koblet på arbeidet med KPS og fikk dermed en viktig rolle når kommunen skulle innføre Framsikt.

Før kommunen fikk et eget system foregikk planarbeidet på tradisjonelt vis: i Word, som til slutt ble gjort om til PDF. Når et stort dokument som kommuneplanens samfunnsdel skal redigeres gjennom en toårsperiode med høringer og folkemøter, blir det fort mye redigeringsarbeid.

—  Word var den gamle måten å jobbe på. Når du jobber med et stort dokument som KPS, som skal redigeres kontinuerlig over flere år, merker du fort at det blir mye manuelt arbeid. Her har Framsikts Planmodul vært til stor hjelp.

Intuitivt og lett å ta i bruk

En viktig grunn til at systemet fungerte godt fra start, var at det opplevdes enkelt å bruke, understreker Haugvik:

— Framsikt er intuitivt. Det er viktig når du skal ta i bruk et nytt system i en organisasjon.

I starten var planen først og fremst å bruke modulen til arbeidet med samfunnsplanen. Etter hvert oppdaget de at mulighetene var langt større.

— Vi så ganske raskt at Planmodulen kunne brukes til mye mer enn bare selve plandokumentet.

Bruker planmodulen til mer enn planer

I dag bruker Bindal planmodulen til en rekke ulike dokumenttyper. Blant annet har kommunen brukt modulen til KPS, kunnskapsgrunnlag, bærekraftsguide og håndbøker. I tillegg til en nettside, som du kan se her.

— Det fine er at dokumentene er veldig enkle å tilpasse etter hvilke type dokument du jobber med. Responsen fra de som leserne har også vært god, sier Haugvik og utdyper:

— Tilbakemeldingene vi får er at dokumentene er mye lettere å lese. I stedet for 50 sider med sammenhengende tekst får du innholdet strukturert i kapitler og underkapitler. Da kan du gå rett til det temaet du er interessert i.

Se også: Eksempel på planer publisert via Framsikt 

En samhandlingsplattform

En av de største gevinstene har vært bedre samarbeid i organisasjonen.

—  Framsikt fungerer veldig godt som samhandlingsplattform. Når flere skal bidra i et dokument kan de få tilgang til å skrive eller lese i en avgrenset periode. Dette gjør det enklere å involvere flere saksbehandlere i planarbeidet.

Fikk den røde tråden i planverket

Planmodulen har også gjort det lettere å skape sammenheng mellom planene.

— Det viktigste for oss er egentlig den røde tråden. Før kunne ulike planer ha ulike mål, fordi de ble laget på ulike tidspunkt og av ulike personer.

Nå er arbeidet i større grad knyttet til kommuneplanens samfunnsdel.

— Alle som jobber med plan hos oss har fått beskjed om at det som ikke kan henges på KPS, det kan vi ikke holde på med.

En annen viktig fordel kommunen opplever er koblingen mellom plan og økonomi:

— Vi kan integrere handlingsdelen i kommuneplanen med økonomiplanen. Tiltakene som kommer nedover i planhierarkiet kan knyttes direkte til økonomiplanen. Dette gir bedre oversikt og styring, sier Haugvik, som legger til:

— Du må ha et system der strategier, mål og delmål henger sammen. Framsikt gjør dette mye enklere å få til.

Et levende kunnskapsgrunnlag

Et område der kommunen har stor gevinst av Planmodulen, er i arbeidet med kunnskapsgrunnlag. Tradisjonelt har hver plan hatt sitt eget kunnskapsgrunnlag, som ofte blir utdatert etter kort tid.

— Når en plan ble vedtatt, kunne kunnskapsgrunnlaget allerede være gammelt, forteller Haugvik.

Løsningen i Bindal har vært å lage ett felles kunnskapsgrunnlag for hele organisasjonen.

— Når vi lager en plan nå, lenker vi bare til kunnskapsgrunnlaget som vi har utarbeidet i Planmodulen. Dette gjør det mulig å oppdatere informasjonen kontinuerlig.

Ifølge rådgiveren hadde dette vært vanskelig å få til med tradisjonelle dokumenter.

— Et kunnskapsgrunnlag er egentlig verdiløst dersom det ikke blir oppdatert. Med et PDF-dokument hadde vi ikke fått det til.

Forankret i ledelsen

En annen viktig suksessfaktor har vært god forankring i ledelsen.

— Vi fikk kommunedirektøren med på tankegangen ganske tidlig.

Det gjorde det enklere å ta systemet i bruk i hele organisasjonen.

— Selv om vi er en liten kommune, er det fort mange ting som skjer i ulike retninger. Når ledelsen tok dette på alvor fra starten av, gjorde det mye enklere å implementere.

Erfaringene fra arbeidet med Framsikt har også påvirket hvordan kommunen tenker om planarbeidet fremover.

— Vi har gode tanker om å redusere antallet planer fremover. Målet er færre planer, men bedre styring. Med Framsikt har vi fått et verktøyet som gjør det mulig.

Les mer fra Framsiktbloggen