Slik skaper Bærum kommune en rød tråd i styringen

Bærum er landets femte største kommune med over 132 000 innbyggere. I en stor organisasjon med mange ledernivåer er god styring avgjørende. Siden 2021 har kommunen brukt Framsikt for å samle planlegging, økonomi, oppfølging og rapportering i ett system.

Vi har tatt en prat med Atle Thorud, tjenesteleder for Økonomi, og Marianne Thingstad, prosess- og modulansvarlig for virksomhetsplan, i Bærum kommune om hvordan de har innført og bruker modulen for virksomhetsplan.

Fra politikk til praktiske oppgaver

Målet for Bærum var å skape en «rød tråd» fra kommuneplanens samfunnsdel, gjennom budsjettet og virksomhetsplaner helt ut til den enkelte avdeling.

— Vi manglet et verktøy som støttet opp under denne intensjonen. Vi ønsket å styrke styringsdialogen og gjøre den mer enhetlig, forklarer Atle Thorud.

De begynte innføringen av Virksomhetsplanmodulen i 2022. I dag bruker nesten alle ledernivåer i kommunen virksomhetsplanen aktivt. Prosessen fungerer slik:

• Direktørnivå: Legger inn overordnede oppdrag basert på budsjett og økonomiplan.
• Kommunalsjefer: Delegerer oppdragene videre og legger til administrative oppdrag knyttet til faglige og strukturelle/organisatoriske innsatsområder.
• Tjenesteledere og avdelingsledere: Konkretiserer oppdragene i form av spesifikke oppgaver og aktiviteter, og legger til andre lokale forbedringsområder og handlinger.

Bærum kommune ønsker at virksomhetsplanen skal være et helhetlig og nyttig verktøy som støtter forbedringsarbeidet for ledere. 

— Hos oss sier vi at et «oppdrag» beskriver hva vi ønsker å oppnå, mens «oppgaver» beskriver hvordan vi skal oppnå det gjennom konkrete handlinger, sier Marianne Thingstad.

Erstatter regneark og løse dokumenter

Før Bærum tok i bruk løsningen, hadde mange ledere egne lister i Word eller Excel. Ved å flytte dette inn i en felles modul, har kommunen fått bedre oversikt og mer tilgjengelige styringsdokumenter helt ut i tjenestene. I tillegg har de fått en felles struktur for oppfølging av planene gjennom året.

Virksomhetsplaner er et internt styringsdokument, men skolene i Bærum har tatt verktøyet et steg videre. De har laget egen mal som de publiserer på sine hjemmesider for å informere foreldre og foresatte om årets planer (se eksempel fra Bekkestua skole her).

— Det er gøy å se at de bruker systemet til å informere innbyggerne direkte, i stedet for å måtte lage egne dokumenter for dette, forteller Thingstad.

Bedre oversikt og involvering

En av de største gevinstene er at virksomhetsplanene nå er mer synlige for både ansatte og ledere. Kommunen har gjort undersøkelser som viser at lederne nå kjenner seg bedre igjen i kommunens mål.

Thorud trekker også frem betydningen for partssamarbeidet: 

— En god virksomhetsplan som legges frem for medarbeiderutvalgene (MBU/AMU), gjør at vi etterlever intensjonen i ordningen bedre. Det blir mer transparent hva som er planlagt og hva som faktisk er oppnådd.

Veien videre

Selv om Bærum har kommet langt, stopper ikke forbedringsarbeidet her. Kommunen ser på muligheter for å inkludere enda mer data i virksomhetsplanene, som for eksempel HMS, sykefraværsstatistikk og andre HR-data.

– Den største verdien er synliggjøringen. Alle som gjør en jobb med virksomhetsplanen sin, får en tydeligere retning for året som kommer, avslutter Thorud.

Vil du vite mer om hvordan din kommune kan bruke virksomhetsplaner? Les mer om virksomhetsplanmodulen her eller kontakt oss for en demo.

Les også: Øyer kommune deler erfaringer med rådgivning fra Framsikt