Når ny teknologi møter gamle prosesser, uteblir gevinstene. Fire grep som endrer det.

I 2018 beregnet Menon Economics at full digitalisering av kommunale tjenester kunne gi 100 milliarder kroner i innsparinger. Åtte år senere har kostnadene i helse og omsorg gått motsatt vei fra 133 til 210 milliarder kroner, noe som utgjør en økning på 60 prosent. I samme periode har kommunene kjøpt mer digitale verktøy enn noensinne.

Det er fristende å konkludere med at teknologien ikke leverte, men det er feil. Da Menon oppdaterte analysen sin under Arendalsuka i 2026, var hovedfunnet et annet. Den digitale infrastrukturen med fiber, 5G, IoT og KI er mer enn god nok til at vi kan hente ut store gevinster.

Det betyr ikke at den tekniske jobben er ferdig. Teknisk gjeld, sikkerhetskrav og nye EU-regelverk gjør at digitaliseringskostnadene øker uansett. Men det er ikke her flaskehalsen for gevinstene sitter. Kommunene fortsetter å kjøre gamle arbeidsprosesser oppå ny teknologi i stedet for å bygge om prosessene rundt det teknologien faktisk gjør mulig.

Spørsmålet for kommunedirektører og økonomisjefer er derfor ikke lenger bare «har vi riktig system», men også «har vi en styringsmodell som klarer å realisere gevinsten»?

Caroline Wang Gierløff i Menon Economics peker på tre konkrete grunner til at gevinstene uteblir selv om verktøyene er på plass.

• Sementering av utdaterte strategier: Vi bruker ofte teknologi til å flikke på eksisterende løsninger i stedet for å utfordre hvordan tjenesten egentlig bør leveres.
• Politisk risiko: Reformer stopper fordi effektivisering blir tolket som kutt, og lokalpolitikere frykter kritikk når rommet for å feile mangler.
• Manglende delingskultur: Med 357 kommuner kjører vi 357 parallelle piloter på de samme problemene i stedet for å skalere løsninger som beviselig fungerer.

Ingen av disse tre utfordringene handler om et teknologiproblem. Alle tre er styringsproblemer.

2. Det indre liv avgjør 85 prosent

Bjørn Arthur Brox i Agenda Kaupang AS har tallet som forklarer hvorfor. Kommuneindeksen kombinerer behovskorrigerte netto driftsutgifter, kvalitet og finansielle nøkkeltall for norske kommuner. Konklusjonen er entydig ved at inntektsnivå kun forklarer 15 prosent av variasjonen i kommunenes økonomiske resultater.

De resterende 85 prosentene handler om ledelse, styring og organisering, eller det Agenda Kaupang kaller det indre liv. To kommuner med identisk inntektsgrunnlag kan altså levere svært ulik kvalitet til svært ulik kostnad, avhengig av hvordan de styrer seg selv.

3. Det går an når man gjør det riktig

Johnny Advocaat fra Sykehjemsetaten i Oslo kommune delte deres erfaringer fra scenen under Arendalsuka, og viste at gevinstene faktisk er der å hente. Digitalt nattilsyn frigjorde 96 årsverk og 197 millioner kroner, samtidig som beboerne fikk bedre søvn og mer målrettet tilsyn. Suksessen skyldtes ikke sensorene alene, men at etaten planla organisasjonsendringen i forkant og sammen med teknologien.

Noe lignende tok jeg med meg da jeg deltok på DFØs seminar om lanseringen av veilederen for nyttestyring, hvor Brønnøysundregistrene delte egne erfaringer fra digitaliseringsarbeidet.

Anette Einarsen var ærlig på at etaten har gjort alle de klassiske feilene i gevinstarbeidet, før de bygde et eget tverrfaglig støtteteam med samfunnsøkonomer og utredningsledere rundt nyttestyringen. Løsningen deres peker i samme retning som Sykehjemsetatens med bruk av nytterrealiseringsplanen som et aktivt styringsverktøy gjennom hele løpet og ikke som et dokument som skrives én gang og legges i en skuff.

DFØ, direktoratet som forvalter regelverket for statlige tiltak, innrømmer at gevinsten av investeringer i offentlig sektor ofte realiseres over lengre tid og senere enn planlagt, og at det generelt er lite evaluering og dokumentasjon etter at prosjekter er avsluttet.

Et rammeverk alene løser ikke problemet, men den aktive bruken av det, og at noen konkret har ansvar for å følge det opp, avgjør om gevinsten faktisk hentes ut.

Hvorfor det haster nå

Presset øker fra flere kanter samtidig. Seks av ti kommuner gikk med underskudd i 2024. SSBs befolkningsframskrivninger viser at Norge når et demografisk veiskille i 2036, når fødselsoverskuddet nasjonalt snur til underskudd. I flere distriktskommuner kan andelen sysselsatte falle med 40–50 prosent mot 2050.

Dette er ikke et scenario der kommunene kan vente på bedre systemer eller mer statlig finansiering før de endrer arbeidsmåte. Arbeidskraften som skal levere velferdstjenestene, forsvinner raskere enn pengene gjør. Spekter har pekt på det samme mønsteret i helsesektoren nasjonalt: Norge går tomt for arbeidskraft lenge før vi går tomt for penger. Gevinstrealisering handler derfor ikke lenger primært om å spare kroner, det handler om å frigjøre folk til oppgaver som faktisk krever mennesker.

Veien videre og et delt ansvar mellom leverandør og offentlig sektor

Dette ansvaret kan ikke kommunene bære alene. Så lenge et digitaliseringsprosjekt selges som et avgrenset IT-innkjøp med sluttdato ved oppstart, er det urealistisk å forvente stor organisasjonsendring.

Vi som leverandører må ta et tydeligere ansvar for å rigge prosessene rundt gevinstrealiseringen og ikke bare rundt selve verktøyet. Det gjelder også hvordan styringsverktøy og verktøy for finansielle analyser bygges. Et system som håndterer budsjett og prognoser på investeringstidspunktet, uten å koble beslutningen til løpende oppfølging av om gevinsten faktisk realiseres måned for måned, er ikke en del av løsningen.

Dersom gevinstrealisering skal bli en styringsbeslutning som kommunedirektør og kommunestyre eier sammen, må verktøyene aktivt støtte den oppfølgingen. Det krever felles målbilder før signering, tydelige sjekkpunkter underveis og aktiv deling av løsninger som allerede fungerer andre steder.

Spørsmålet er derfor ikke bare hva den enkelte kommune bør gjøre annerledes. Det er hvordan vi som leverandører og det offentlige i fellesskap kan rigge prosessene slik at toppledelse og kommunestyrer tar eierskap til selve organisasjonsendringen og ikke bare til innkjøpet av ny teknologi.

Kunstig intelligens og nye digitale verktøy vil fortsette å gjøre det teknisk mulig å hente ut mer av kommunenes ressurser. Men det er ikke der flaskehalsen ligger lenger, og det har den trolig ikke gjort på flere år. Flaskehalsen ligger i om budsjettprosessen er bygget for å stille spørsmålet «hentet vi faktisk ut gevinsten vi budsjetterte med» – og for å handle på svaret.

Det er ikke et IT-spørsmål, for dette handler til syvende og sist om god styring.

Vil du sparre med oss om hvordan styringsverktøy og budsjettprosesser kan kobles tettere til den faktiske gevinstrealiseringen i din kommune? Ta gjerne kontakt med oss i Framsikt for en uforpliktende prat.

Les mer fra Framsiktbloggen