Virksomhetsplan
Utarbeid virksomhetsplaner i Framsikt, basert på overordnede planer, som legger til rette for den operative virksomhetsstyringen
Involver virksomhetene
Følg opp politiske vedtak
Skap en arena for læring og forbedring
Involver virksomhetene
Framsikts Virksomhetsplanmodul sikrer at kommunalområder og tjenesteenheter jobber etter kommunens vedtatte handlings- og økonomiplan.
Virksomhetslederne ser satsingsområder, mål og øvrige vedtak de skal jobbe mot det nærmeste året. Med full oversikt over sine mål og prioriteringer, kan de delegere oppdrag og oppgaver med frister for oppfølging for sitt område. Slik sikres at virksomhetene går i samme retning som kommunes overordnede målsetninger.
Følg opp politiske vedtak
Virksomhetsplanmodulen er også et verktøy for å få oversikt over og følge opp politiske verbalvedtak i forbindelse med handlings- og økonomiplanen.
Vedtakene kan overføres og delegeres i virksomhetsplanen i form av Oppdrag og oppgaver. Løpende politiske vedtak kan også legges inn i virksomhetsplanen gjennom året hvor status rapporteres i kvartal- tertial eller årsrapporter i Rapporteringsmodulen til politisk nivå.
Skap en arena for læring og forbedring
Kommuneloven (kap §25) er klar på at kommunene skal føre internkontroll og rapportere dette til kommunestyre. Modulens funksjoner for sjekklister er derfor laget for å hjelpe kommunens ledere med nettopp dette.
Den bidrar også til å sikre helhetlig virksomhetsstyring og lovlig drift i hele organisasjonen ved at internkontrollen enkelt kan følges opp og rapporteres på samme sted, og form, som øvrig rapportering (økonomi, tiltak, politiske vedtak, fravær og så videre). Til sammen gir dette mulighet for å skape en god arena for læring og forbedring.
Aktuelle kundehistorier
Godt over 100 kommuner er i gang med Virksomhetsplanmodulen.
Digitale virksomhetsplaner gir bedre flyt i rapporteringen
Brukervennlighet og digitalisering var to viktige grunner til at Alta kommune tok i bruk Framsikt for fem år siden. I dag bruker kommunen Virksomhetsplanmodulen for å sikre at virksomhetene gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunens retningslinjer.
Følger opp politiske vedtak med Virksomhetsplan i Framsikt
Kvinesdals politikere etterspurte tydeligere dokumentasjon på hvordan administrasjonen fulgte opp politiske vedtak og verbalforslag. Løsningen ble Framsikts Virksomhetsplanmodul, hvor politiske punkt nå legges inn og delegeres ut til ansvarlig virksomhetsleder.
Samhandling i et dokument
Virksomhetsplanmodulen i Framsikt skal sikre at virksomhetene jobber mot det samme målet, og slik gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunenes retningslinjer. For Lindesnes kommune var modulen også nyttig da tre kommuner, med ulike arbeidsvaner og metoder, skulle slåes sammen til en kommune.
Digitale virksomhetsplaner gir bedre flyt i rapporteringen
Brukervennlighet og digitalisering var to viktige grunner til at Alta kommune tok i bruk Framsikt for fem år siden. I dag bruker kommunen Virksomhetsplanmodulen for å sikre at virksomhetene gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunens retningslinjer.
Følger opp politiske vedtak med Virksomhetsplan i Framsikt
Kvinesdals politikere etterspurte tydeligere dokumentasjon på hvordan administrasjonen fulgte opp politiske vedtak og verbalforslag. Løsningen ble Framsikts Virksomhetsplanmodul, hvor politiske punkt nå legges inn og delegeres ut til ansvarlig virksomhetsleder.
Samhandling i et dokument
Virksomhetsplanmodulen i Framsikt skal sikre at virksomhetene jobber mot det samme målet, og slik gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunenes retningslinjer. For Lindesnes kommune var modulen også nyttig da tre kommuner, med ulike arbeidsvaner og metoder, skulle slåes sammen til en kommune.
Med Framsikt Virksomhetsplan kan dere:
Utarbeide oppdragsbrev og øvrige tekster til ledere
Kommuner som benytter oppdrags, eller tildelingsbrev, kan legge inn disse som grunnlag for virksomhetenes prioritering. Eksempelvis kan Kommunedirektøren sende ut oppdragsbrev (tildelingsbrev) til kommunalsjefene som detaljerer oppdraget videre nedover i organisasjonen og ev tilføyer andre oppdrag som er sentralt for det aktuelle ledernivået og videre ned til aktuelle ledere (virksomhetsleder/tjenesteleder). Oppdragsbrevet refererer til hva overordnet leder vil fokusere på dette året.
Oppdragsbrevet legges inn i modulen og vil som regel inneholde føringer for ledelse og styring, fokusområder, rammer, rutiner og internkontroll.
Sette mål med tilhørende strategier for virksomheten
For å sikre at virksomheten jobber etter vedtatte mål fra handlings- og økonomiplan, vil virksomhetslederne se de mål og måleindikatorer kommunestyret har vedtatt og som skal følges i kommende driftsår. Overordnet leder delegerer enkelt de målene det skal jobbes etter for den enkelte virksomhet. Aktuell leder har dermed full oversikt over sine mål og prioriteringer, og oppdater status og resultat sammen med all annen rapportering i Rapporteringsmodulen.
Se virksomhetens oppdrag og oppgaver
Vedtatte oppdrag fra handlings- og økonomiplan fremkommer i virksomhetsplanen og kan delegeres enkelt videre til et eller flere tjenesteområder med frister og ansvarlig, samt konkret beskrivelse av oppdraget. Oppdraget kan også splittes opp i oppgaver med ansvarlig og frister. Hver enkelt ansvarlig kan følge opp sine oppgaver på Min side. I tillegg kan det opprettes administrative oppdrag direkte i virksomhetsplanen som kan delegeres og følges opp i kommende driftsår.
Oppdragene kan inkluderes i månedsrapporteringen, slik at den enkelte leder gir status på sine oppdrag samme sted som øvrig rapportering.
Ledere på ulike nivå får grafisk oversikt over status på alle sine (og underordnede virksomheters) oppdrag og oppgaver i eget statusoversiktsbilde.
Bruke sjekklister som bidrar til økt internkontroll
Kommunen har lovpålagt plikt, iht. ny Kommunelov kap. §25, å rapportere til kommunestyret om internkontroll minst en gang pr år.
En kommunal leder har et bredt spekter av ansvarsområder, for å håndtere behov for å dokumentere at ledere utøver dette ansvaret, har vi utviklet muligheten for sjekkliste som har med seg elementene for å sikre god internkontroll. I tillegg skal sjekklistene bidra til å sikre overordnet virksomhetsstyring og lovlig drift i hele organisasjonen.
Kommunalsjefer / sektorledere har full oversikt over status på sine sjekklistepunkter og sine underordnede lederes sjekklister i en oversiktlig grafisk oversikt. Der kan de enkelt drille seg ned for detaljert status på den enkelte kategori, sjekklistepunkt og enkeltspørsmål. Da får sektorleder også raskt over sjekkpunkter som ikke er besvart og av hvem.
Kommunen definerer selv spørsmål som skal besvares, enten tekstlig eller med avkrysning. Sjekklista kan inngå i den månedlige rapporteringen på ulike nivå i organisasjonen. Det gir en effektiv rapporteringsprosess som gjerne benyttes på viktige områder som kvalitet, internkontroll, HMS og HR.
Se aktivitet og internstatistikk
Virksomhetsplanen kan inneholde spesifikke indikatorer og målinger for et bestemt tjenesteområde som kan knyttes til en bestemt eller flere virksomheter. Disse kan hentes fra fagsystemer eller egne statistikker. For eksempel antall syklende, antall bosatte flyktninger, antall hjemmebesøk, antall barnehagesøknader, mobbing på skolen etc.
Disse nøkkeltallene for aktivitet kan defineres i virksomhetsplanen, rapporteres på i Rapportmodulen og publiseres i for eksempel kvartals-/tertialrapporter. Med denne muligheten til å opprette nøkkeltall for sine tjenester, kan de rapportere på konkrete aktiviteter for sin virksomhet og synliggjøre det i sin virksomhetsplan.
Publisere virksomhetsplan
I Virksomhetsplanmodulen er det er lagt til rette for å kunne publisere virksomhetsplanen som en egen webside eller som et dokument. Dette utføres i fanen «dokumenteksport”.
En web-side/dokument som viser enhetens virksomhetsplan kan benyttes som:
-
- styringsdialog mellom ledernivåer
- styringsinformasjon for ansatte
- styringsinformasjon til tillitsvalgte
Ønsker du å vite mer om modulen og se funksjonaliteten live?
Vi tar gjerne et digitalt møte der vi går gjennom modulen og demonstrerer hvordan Framsikt kan løse deres spesifikke behov.