Framdrift ny modul for personalrapportering

Vi har tidligere informert om vårt prosjekt for å utvikle nye integrasjoner mellom Framsikt og lønns- og personalsystemene samt en ny modul for Personalrapportering. Dette arbeidet har gått framover i jevne steg i 2022 og i starten av 2023.

Den første pilotkommunen har nå startet testing og her kan du lese hva vi har utviklet så langt og hva planene er for videre utvikling.

Hva er Personalrapporteringsmodulen?

Med modulen for personalrapportering skal du kunne arbeid med HR-data og statistikk, både selvstendig og som en del av virksomhetsstyringen fra Rapporteringsmodulen. Du skal kunne arbeide med utvikling i sykefravær, årsverk, stillinger, likestilling og 10-faktor undersøkelsen.

Et viktig grunnlag for modulen er nye integrasjoner for detaljert sykefravær og stillingsinformasjon. Dette vil gi flere fordeler. Med et detaljert datagrunnlag vil kommunen ha bedre forutsetninger for å gjøre grundigere beslutninger, både knyttet til bemanning og mulige korrektive tiltak, for eksempel til tertialrapport.

En større del av organisasjonen vil bruke Framsikt til rapporteringsarbeidet. Dette vil bidra til bedre informasjonsflyt innad i kommunen, samtidig som det minimerer tapt tid ved å jobbe på tvers i flere systemer. Informasjonen fra personalstatistikken vil kunne gi kommunen bedre muligheter for å få et innblikk i fremtiden, og slik gjøre kommunen mer robust for trender og endringer i årene som kommer.

Det vi har utviklet så langt er:

• API for stillingsinformasjon og sykefraværssaker med tilhørende integrasjon mot Visma HRM. Integrasjon mot Unit4 sitt lønns- og personalsystem vil tilrettelegges så snart en kommune med dette systemet er klar til å starte bruk av modulen. 
• Integrasjon for ferdig beregnet sykefravær fra Unit4.
• Funksjonalitet for beregning av sykefravær basert på stillingsinformasjon og fraværssaker, inkludert skjermbilder for å gjøre oppslag på beregnet fravær, herunder drilldown til fravær per ansatt og fraværssaker.
• Månedsrapportering på årsverk (fordeling per underenhet) inkludert kapittel med standardtabell i dokumenteksporten.
• Månedsrapportering på likestilling inkludert tekstfelter for rapportering på redegjørelse og aktivitetsplikten, inkludert kapittel på kommunenivå i dokumenteksporten.
• Månedsrapport på 10-faktor undersøkelsen med kapittel i dokumenteksporten. Vi venter på tilrettelegging fra Kommuneforlaget på eksport av koblingen til organisasjonskodene benyttet i Framsikt og personalsystemet sammen med resultat-datasettet til 10-faktor. Så snart dette er på plass kan rapportering på 10-faktor starte i Framsikt.
• Prototype visning i månedsrapporten på visning av forventet avgang for pensjon/rekrutteringsbehov på ulike tidshorisonter.

Første pilotkommune har startet testing

I utviklingsarbeidet har vi arbeidet tett med pilotkommuner som Narvik, Asker, Bærum, Ålesund, Larvik og Lillehammer. Narvik har nå startet pilotutprøving av både integrasjonene og funksjonaliteten i Personalrapporteringsmodulen. Vi håper de øvrige pilotene kommer i gang med utprøving i løpet av mars måned.

Vi planlegger med at andre kommuner kan ta i bruk integrasjonene og modulen, med den funksjonaliteten som er på plass, etter påske. Da basert på justeringer etter utprøving hos pilotkommunene.

Videre utvikling

Modulen vil framover videreutvikles fortløpende. I marsoppdateringen kommer en rekke forbedringer i tilgangsstyringen samt kapittel i dokumenteksporten for likestillingsrapportering etter redegjørelse og aktivitetsplikten på tjenesteområdenivå.

Vi planlegger nye skjermbilder fram mot oppdateringen i juni hvor man kan arbeide med årsverk og likestilling utenfor månedsrapporten. Slik at modulen kan bli et nyttig verktøy for arbeid med personalstatistikk, både løpende og som en del av styringsdokumentene. Og at vi da både utvider årsverk-visningene med mulighet for å se budsjetterte årsverk og antall stillinger. Samt visninger som viser fordelinger på aldersgrupper og kategorier av ansatte/stillinger. Disse visningene vil samtidig kunne velges på «Min Styringsrapport».

Fram mot august oppdateringen ønsker vi å kunne koble personalrapporteringen mot ny funksjonalitet for nøkkeltall, slik at det automatisk kan lages nøkkeltall for sykefravær, årsverk, og så videre. Både til bruk på startsiden, i «Min styringsrapport» og samtidig som indikatorer i forbindelse med mål. Samt å kunne vise mål i forbindelse med rapportering på sykefravær.

Det skal også arbeides videre med hvordan modulen kan støtte andre behov for personalstatistikk og rapportering basert på ansattinformasjon fra lønns- og personalsystemet. Vi ser også på hvordan modulen kan videreutvikles for å understøtte analysearbeidet i forbindelse med strategisk kompetanseplanlegging i møte med bemanningsutfordringene som den kommende demografiutviklingen medfører.