Hva er en god virksomhetsplan?
Hvordan sikre at din kommune faktisk når målene i handlings- og økonomiplanen? Virksomhetsplanen kan være nøkkelen til nettopp dette. En god virksomhetsplan sørger for at mål og strategier fra overordnede planer blir operasjonalisert og fulgt helt ned i virksomhetene.
Kort forklart: Hva kjennetegner en god virksomhetsplan?
En god virksomhetsplan er bindeleddet mellom kommunens overordnede strategier og den daglige driften. Den kjennetegnes ved at den konkretiserer politiske mål til målbare tiltak, definerer tydelig ansvar og tidsfrister, og sikrer en rød tråd gjennom hele virksomhetsstyringen. For at planen skal ha verdi, må den være digital, dynamisk og fungere som et aktivt styringsverktøy for ledere og ansatte gjennom hele året.
En virksomhetsplan som inneholder lederavtaler, oppdragsbrev og sjekklister vil i tillegg bidra til god intern kontroll. Det gir rom for læring og forbedring.
Legg til rette for operativ styring
En virksomhetsplan er hovedsakelig et administrativt styringsverktøy hvor mål og handlingselement fra økonomiplanen konkretiseres, detaljeres, periodiseres og delegeres. Ledere på ulike nivåer får en virksomhetsplan som viser hvilke mål og strategier den enkelte leder skal jobbe mot, hva som skal gjøres for å nå målene og ikke minst de økonomiske rammebetingelsene for kommende år.
Synliggjør hva virksomhetene skal jobbe mot
Satsingsområder, mål og øvrige vedtak som virksomhetslederne skal jobbe mot de nærmeste året skal komme tydelig frem. For virksomhetslederen bør det være enkelt å delegere oppdrag og oppgaver med frister for oppfølging til sitt virksomhetsområde. Både overordnet leder og virksomhetsleder vil da ha mulighet til å bruke virksomhetsplanen som et oppslagsverktøy gjennom året. Slik gir virksomhetsplanen den enkelte leder full oversikt sine mål og prioriteringer.
Oppdragsbrev som grunnlag for kommunens prioritering
Oppdragsbrev i virksomhetsplanen tydeliggjør hva som er grunnlaget for virksomhetenes prioritering. Et eksempel på dette kan være at kommunedirektøren sender ut oppdragsbrev til kommunalsjefene som detaljerer oppdraget videre nedover i organisasjonen. Oppdragsbrevet inneholder gjerne føringer for ledelse og styring, fokusområder, rammer, rutinger og internkontroll.
Virksomhetsplanen bør være en arena for læring og forbedring
Kommuneloven (kap §25) er klar på at kommunene skal føre internkontroll og rapportere dette til kommunestyre. Sjekklister i virksomhetsplanen hjelper kommunens ledere med nettopp dette. Ved å rapportere på sjekklister, oppdrag og oppgaver på samme måte som øvrig rapportering (økonomi, tiltak, politiske vedtak og fravær osv.) kan helhetlig virksomhetsstyring og lovlig drift i hele organisasjonen sikres.
Få bedre flyt i rapporteringen med en digital virksomhetsplan
Digitale virksomhetsplaner gir bedre flyt i rapporteringen og gjør det effektivt for kommunens virksomhetsledere. Med Framsikts Virksomhetsplanmodul får du også en rekke nyttige funksjoner som bidrar til å gjøre hverdagen til overordnet leder enklere. Modulen bidrar til å konkretisere mål og tiltak fra handlings- og økonomiplanen, samt sikre lovpålagt internkontroll gjennom brukervennlig funksjonalitet for sjekklister.
Vil du vite mer om Virksomhetsplanmodulen?
Vi tar gjerne en digital kaffe hvor vi ser på deres behov og viser mulighetene i modulen live!☕
Ofte stilte spørsmål
- Hvordan sikrer man at virksomhetsplanen faktisk blir brukt?Eierskap og aktiv bruk sikres best ved å flytte planen fra statiske dokumenter til et digitalt styringssystem. Når ledere og ansatte kan rapportere løpende på fremdrift og tiltak i samme verktøy som de bruker til daglig oppfølging, går planen fra å være en administrativ oppgave til å bli et aktivt arbeidsverktøy som sikrer den «røde tråden» i styringen.
- Hva er forskjellen på en virksomhetsplan og en økonomiplan?I Økonomiplanen vedtas overordnede rammer og prioriteringer for kommende fireårsperiode. Virksomhetsplanen er det administrative styringsverktøyet hvor mål og handlingselementer fra økonomiplanen konkretiseres, detaljeres og delegeres i organisasjonen. Dette bidrar til at alle ledere jobber sammen mot kommunens overordnede mål og handlinger og bruker ressursene riktig.
- Er det forskjell på virksomhetsplaner i stat og kommune?Ja, regelverket og rammene for planene er forskjellige, men de inneholder allikevel stort sett det samme. Uavhengig av om målene, oppdragene eller rammene har sitt utspring fra et kommunestyrevedtak eller tildelingsbrev, kan det operasjonaliseres og delegeres utover i organisasjonen og inkluderes i virksomhetsplanen.
Ole Grinde
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!
Les mer fra Framsiktbloggen
