Sparer tid på saksdokumenter med automatisk PDF-konvertering
Hvis du har bestilt PDF-konvertering, vil systemet automatisk konvertere webpubliseringen til en PDF-fil når du godkjenner en endelig utgave i Økonomiplanmodulen eller Rapporteringsmodulen. Filen får samme utseende, tekst, tabeller og figurer som nettsiden du har publisert i Framsikt.
Sparer mye tid
— Før var vi nødt til å eksportere dokumentet til Word og lage en PDF derfra. Layouten var ofte dårlig, så jeg brukte mye tid på å rydde opp. Jeg måtte for eksempel passe på at overskriften ikke havnet nederst på en side mens teksten kom på den neste, forteller Jonas Køso Svarstad, økonomisjef i Nesbyen kommune.
Han understreker at resultatet sjelden ble bra, selv etter mye arbeid.
— Da jeg fikk prøve PDF-konverteringen i Framsikt, var det en helt annen verden. Jeg konverterte dokumentet, og så var det ferdig, helt uten manuell retting. Tidsbesparelsen er det viktigste. Store kommuner har kanskje egne ansatte til formatering, men det har ikke vi, forklarer Svarstad.
Jørn Aasland, økonomirådgiver i Longyearbyen lokalstyre, kjenner seg igjen. Han opplever også et tydelig løft i saksbehandlingen.
— PDF-konverteringen gjør at vi i mye større grad har et ferdig produkt å gi fra oss, spesielt til politikerne. De vil ofte ha dokumenter de kan skrive ut eller lese på nettbrett. Dette har blitt veldig mye bedre enn slik det var med Word-dokumentene, sier Aasland.
Helhetlig uttrykk og enkel navigasjon
Lange dokumenter og planer kan være krevende å orientere seg i. Den automatiske konverteringen lager derfor en klikkbar innholdsfortegnelse i filen.
Aasland fremhever at det visuelle uttrykket er likt enten man leser på skjerm eller i dokumentet.
– Det er fint at vi har kapittelinndeling slik at du kan gå direkte til innholdet. Dokumentet er også veldig gjenkjennelig fra nettsiden, så du kjenner deg igjen uansett hvor du leser, sier Aasland.
Svarstad forklarer at samsvaret mellom nett og PDF gjør saksbehandlingen ryddigere:
– Vi publiserer økonomiplaner, årsregnskap og tertialrapporter som PDF-vedlegg til politiske saker. Da har PDF-en og nettsiden samme forsidebilde og like overskrifter. I tillegg gjør det arkiveringen enklere. Alt skal arkiveres, og det er vanskelig å arkivere en lenke til en nettside, avslutter han.
Vil du vite mer om Framsiktløsningen?
Ida Mathisen
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!
Les mer fra Framsiktbloggen
Vi gjør en stor oppgradering av Planmodulen. Målet er å levere nye funksjoner raskere til kundene og gi et modernisert brukergrensesnitt.