La oss snakke om planar
– frå hyllevarmar til styringsverktøy 

Administrasjon og politikk kan bruke månader, av og til år, på å flikke på visjonære bilete og ambisiøse mål. Men dagen planen blir vedteken, skjer det noko merkeleg: Lufta går ut av ballongen. Planen blir arkivert, og organisasjonen går tilbake til «business as usual».

Kva skil ein god plan frå ein hyllevarmar? Svaret er like enkelt som det er brutalt: Realisme og prioritering. Skal vi drive berekraftig samfunnsutvikling, må vi slutte å planleggje for evig tid og heller fokusere på kva vi faktisk skal gjere på måndag.

Stikk fingeren i jorda – slutt med ønsketenking

Det som skil ein god plan frå ein som støvar ned, er bakkekontakt. Det er fristande å sikte mot stjernene på kvart einaste område, men ein kommune/fylkeskommune har avgrensa ressursar. Realisme inneber å tore å ta innover seg ubehagelege fakta.

Før de startar neste planprosess, bør de stille fire kontrollspørsmål:

1. Tek vi utgangspunkt i faktiske og reelle utfordringar og ressursar, eller planlegg vi ut frå ein draum om vekst som aldri kjem?
2. Har politikk og administrasjon ei felles forståing av utfordringsbiletet?
3. Har vi kapasitet til å følgje opp dei måla og tiltaka vi foreslår?
4. Kan vi faktisk måle om vi når måla våre?

Kva er eigentleg ein plan?

Det høyrest banalt ut, men det første spørsmålet de må stille er: «Kva er eigentleg ein plan for oss?»

Vi ser ofte dokument som blir kalla planar, men som eigentleg berre er omfattande faktadokument eller utgreiingar utan retning. Ein plan utan mål og handling er berre eit tekstdokument. For å skape ein raud tråd i styringa må planverket henge saman – frå den overordna samfunnsdelen/regionale planstrategien, via temaplanar/regionale planar, til handlings- og økonomiplanen (HØP) og virksomheitsplan til rapportering.

Må vi ha ein plan for alt? Nei. Ofte kan oppgåver løysast betre gjennom rutinebeskrivingar eller direkte i verksemdsplanlegginga. Ein god planstrategi fungerer som ein «oppvaskkost» som rydder i planskogen og fjernar unødvendig papirarbeid

Les også: Kommunal planstrategi: Kva og kvifor

Mål med meining – er dei handlingsdrivande?

Ei vanleg fallgruve er å gape over for mykje. Dersom samfunnsplanen inneheld 50 mål der alt er «viktigast», er i realiteten ingenting prioritert. Ein plan er ikkje ei skildring av kva vi driv med i dag – det er ein plan for kva vi skal endre.

Evna til å utarbeide målbare mål er ein av dei største mangelvarene i norsk forvaltning. Utan måling har du berre ein visjon, ikkje eit styringsverktøy.

Trygge versus farlege mål

Mange vel «trygge» mål som: «X kommune/fylke skal vere eit inkluderande samfunn». Ingen kan vere ueinige i det, men ingen kan heller målast på det. Det er eit pyntemål.

Eit «farleg» – og dermed godt – mål er: «Vi skal redusere utanforskap blant unge med 15 % innan 2030». Dette er skummelt fordi det ansvarleggjer organisasjonen. Det krev at vi operasjonaliserer tiltak, finn indikatorar og rapporterer på framgang.

Gjer måla SMARTER

For å tette gapet mellom politisk ønsketenking og praktisk kvardag, bør alle mål vere SMARTER:

• Spesifikt – kva skal skje?
• Målbart – korleis veit vi at vi er framme?
• Attraktivt/Oppnåeleg – har vi ressursane som krevst?
• Relevant – dreg dette oss i riktig retning?
• Tidsbestemt – når skal det skje?
• Evaluerbart – korleis skal vi måle undervegs?
• Reviderbart – tåler målet at verda endrar seg?

Målkonfliktar – den politiske kjernen

Ein kjem ikkje unna målkonfliktar i offentleg planlegging. Til dømes vil ønske om utbygging og vekst ofte krasje med naturvern og landbruk. Ein god plan feier ikkje desse konfliktene under teppet. Han synleggjer dei, slik at politikarane kan ta medvitne val. Det er administrasjonen sitt ansvar å presentere dei tøffe vala, framfor å lage planar som prøver å gjere alle til lags.

Gode mål er vel og bra, men kva skal de gjere?

Som innbyggjar er eg sjeldan oppteken av dei svulstige måla i ein kommunal eller regional plan. Eg er oppteken av handlingar. «Når kjem den nye sykkelstien?» eller «Korleis skal skulen bli betre?»

Tradisjonelt har prioriteringane dukka opp i handlings- og økonomiplanen (HØP), der dei ofte druknar i tal og budsjettpostar. For å gjere planane levande, bør konkrete tiltak og handlingar bli oppretta direkte i ein temaplan/regional plan.

Kvifor er dette betre?

1. Tydelige prioriteringar: Politikarane må ta stilling til faktiske tiltak tidleg i prosessen.
2. Gjennomsiktigheit: Innbyggjarar og tilsette ser enkelt kva som skal skje, når det skal skje, og kva det kostar.
3. Forplikting: Når eit tiltak er vedteke i ein plan, blir det langt vanskelegare å «gløyme» det i budsjettprosessen.

Ved å kople handlingar direkte til mål, slik vi gjer i Framsikt, ser ein med ein gong om aktiviteten i kommunen faktisk bidreg til å løyse utfordringane som er definert.

Planstrategien – gylden moglegheit

Det er ikkje lenge til arbeidet med revidering av planstrategien startar i mange kommunar/fylkeskommunar. Dette er ein sjanse til å rydde opp. Bruk planstrategien til å definere eit plansystem med få plantypar, ein tydeleg målstruktur, synleggjer ressursbruk i planarbeid og ikkje minst – kutt talet på planar! Bygg ein kultur der planlegging ikkje er noko ein gjer «i tillegg til», men noko som er sjølve styringa.

Ein god plan skal brukast i kvart politiske møte. Han skal tåle justeringar, og han skal vere kompasset når det stormar som verst i budsjettforhandlingane.

Sjekkliste: Har de ein god plan?

Ein god plan kjenneteiknast av modige val. Still dykk desse spørsmåla før de seier dykk ferdige:

• Er det få nok mål til at vi faktisk kan hugse dei?
• Er det ein tydeleg veg frå mål til handling?
• Er planen lesarvenleg for ein vanleg innbyggjar?
• Er tidshorisonten realistisk?
• Kan vi måle måloppnåing?

Ikkje la planane dykkar bli PRS-planar (Planer Rett i Skuffa). La oss heller skape enkle, tydelege og realistiske styringsverktøy som faktisk tek oss dit vi vil.

Planen er vedteke – kva så?

De har no utarbeidd og fått vedteke ein god plan med målbare mål og handlingar som skal bidra til endring. Men det stoppar ikkje her! Mål frå samfunnsdelen/regional planstrategi, og anna planverk, skal ligge til grunn for handlings- og økonomiplanen, årsbudsjett, virksomheitsplan og skal rapporterast på i tertial- og årsrapportering. Først når dette er på plass har de ein raud tråd i plan- og styringssystemet i kommunen/fylkeskommunen.

Treng de hjelp på vegen?

I Framsikt brenn vi for at planlegging skal bidra til styring og utvikling. Vi bistår gjerne i oppstart av planprosessar – planar og planstrategi, vi køyrer workshops med tema tilpassa din organisasjon, gjev råd om korleis skape ein raud tråd gjennom heile styringssystemet og opplæring i bruk av Framsikt-verktøyet. Er de i beit for fagfolk kan de også leige oss inn for kortare eller lengre periodar.

La oss saman gjere planlegging til noko meir enn berre papir!

Vil du vite mer om Framsiktløsningen?

Vi tar gjerne en personlig, digital presentasjon hvor vi viser de modulene du ønsker å utforske.

Bestill demo her ›