Digitale virksomhetsplaner gir bedre flyt i rapporteringen
Brukervennlighet og digitalisering var to viktige grunner til at Alta kommune tok i bruk Framsikt for fem år siden. I dag bruker kommunen Virksomhetsplanmodulen for å sikre at virksomhetene gjennomfører den vedtatte handlings- og økonomiplanen i tråd med kommunens retningslinjer.
Janaur 2023
Kommunen er riktig nok godt kjent med å bruke virksomhetsplaner i sin styring, også før de innførte Framsikt. Det var derfor svært gledelig da de så at Framsikts oppsett ikke var så ulikt det de selv hadde utformet i Word:
– Det skulle ikke mye tilpasning til før vi hadde fått virksomhetsplanen over i Framsikt og fikk en enklere flyt i rapporteringen, forteller Monica Olsen, kommunalleder for fellestjenesten i kommunen.
Monika Olsen, kommunalleder Fellestjenesten
Enkelt å rapportere på tiltak
Den store forskjellen var at virksomhetsplanene nå ble digitale og i samme system som kommunen rapporterer i. Olsen er klar på at det viktigste er at det oppleves enkelt og oversiktlig for kommunens virksomhetsledere.
– Virksomhetslederne logger inn i Framsikt og kan enkelt se og rapportere på sine tiltak.
Alta kommune finner du vest i Finnmark, i Troms og Finnmark fylke. Kommunen har rundt 21.300 innbyggere. Organisasjonen har blitt godt kjent med Framsikt verktøyet, og har i dag tatt i bruk de fleste moduler, som Økonomiplanmodulen, Årsbudsjettmodulen, Rapporteringsmodulen og nå Virksomhetsplanmodulen. Olsen forteller at det har vært viktig for dem å innføre de ulike modulene stegvis.
– Den røde tråden i en kommune er vanskelig å forstå. Vi har innført Framsikt stegvis og bygd på etter hvert. Samtidig har vi i kommunen hatt fokus på hvordan de ulike modulene bidrar til å synliggjøre den røde tråden i virksomhetsstyringen.
Fra Word og e-post til étt system
Tidligere ble virksomhetsplanene sendt ut via e-post og informasjonen fra rapporteringen håndtert i ett stort Word-dokument. Som virksomhetsleder kunne du da fort ende opp med å bla deg igjennom 40-50 sider, for å finne de tiltakene du selv skal rapportere på. Nå samles alt i ett og samme system. Det er viktig for å skape den røde tråden i virksomhetsstyringen, forteller Olsen:
– Vi hadde en frakoblet tilnærming til kommuneplanens handlingsdel, men ved å ta i bruk Virksomhetsplanmodulen har vi fått en bedre rød tråd i kommunens styringssystem.
Effektivt for virksomhetslederne
Virksomhetsplanmodulen i Framsikt sikrer at kommunalområde og tjenesteenheter jobber etter kommunens vedtatte handlings- og økonomiplan. For virksomhetslederne er det enkelt å se satsingsområder, mål og vedtak de skal jobbe mot det nærmeste året. Det gir oversikt over mål og prioriteringer, og sikrer at virksomhetene går i samme retning som kommunens overordnede mål.
– Våre ledere rapporterer på mye. Den store gevinsten virksomhetsplan og rapportering i Framsikt gir oss, er at dette er enklere og raskere for virksomhetslederne, forteller Olsen.
Fra Framsiktløsningen kan virksomhetsplaner enkelt publiseres til web. Det ser Olsen fordeler med:
– Når virksomhetsplanene er klare, publiserer vi det som en nyhet på vårt Intranett. Virksomhetslederne kan klikke seg inn for å lese, og vi får mer fokus på virksomhetsplanene i organisasjonen.
Alta kommune har også tatt i bruk mulighetene for lederavtaler og oppdragsbrev:
– Oppdragsbrev har vært en kjempeviktig forbedring, som vi innførte i 2022. Rådmannen skriver oppdragsbrev etter at budsjettet er lagt, noe som forsterker den røde tråden. Det gir retning og viser forventningene rådmannen har til sine ledere.
Nysgjerrig på hva mer du kan gjøre med Virksomhetsplanmodulen i Framsikt?
Digitale virksomhetsplaner gir bedre flyt i rapporteringen og gjør det effektivt for kommunens virksomhetsledere. Modulen har også en rekke nyttige funksjoner som bidrar til å gjøre hverdagen til overordnet leder enklere, som sjekklister for internkontroll og definering av nøkkeltall.
Les også:
Framsikt gir bedre involvering av virksomhetslederne
I kommunens samfunnsplan finner vi en klar målsetning om forbedring, forenkling og fornying. Som et ledd i å nå denne målsetningen startet Frøya kommune i 2021 med Framsikt.
Digital rapportering gir besparelser!
– Vi ser veldig store besparelser og en betydelig effektivisering internt hos oss i måten vi rapporterer på. Det sier økonomisjef Randi Sandli om hvordan det er oppleves å bruke Framsikt som et sentralt verktøy i styringen av kommunens økonomi.
Alternative budsjett i Framsikt: – En klar forbedring i budsjettarbeidet
Vindafjord kommune finner du på halvøya Haugalandet, nord i Rogaland fylke. Kommunen med 8700 innbyggere publiserte sitt første budsjettforslag via Framsiktløsningen høsten 2019. Framsikt var ikke bare et nytt arbeidsverktøy for administrasjonen i kommunen, men også for politikerne som nå måtte lese handlings- og økonomiplanen i nytt format.