Hvordan få til gode økonomiplanprosesser når fokuset er omstilling og innsparing?

Felles forståelse gjennom analyser og utredninger

Innsparingsanalyse

• Høy enhetskostnad (kostnad per bruker)
• Stort volum (antall brukere)
• Strukturelle forhold og demografi

Et kraftfullt verktøy er å korrigere for utgiftsbehov. Her brukes kriteriene i inntektssystemet (utgiftsutjevningen). Det gir kostnader som er sammenlignbare mellom kommuner som er ulike.

Ved å ta i bruk innsparingsanalyse i Analysemodulen får dere innsikt i kommunens ståsted og potensialet for innsparing. Formålet med denne analysen er å identifisere hvilke tjenester som er dyre i egen kommune sammenlignet med andre kommuner det er naturlig å sammenligne seg med. Sammen med befolkningsanalyse gir dette et godt faktagrunnlag for videre arbeid.

Langsiktig arbeid med Utredningsmodulen

• Starte tidlig med utredning av mulige tilpasninger.
• Involvere ønskede deler av organisasjonen i å komme med forslag til tilpasninger
• Vurdere endringer både i drifts- og investeringsbudsjett.
• Se tiltak i sammenheng med samfunnsdelen og andre strategiske føringer

Ved å bruke Utredningsmodulen før økonomiplanprosessen starter, bygger man et solid fundament for å prioritere mellom tiltak, og skaper forståelse for hvorfor tiltak er nødvendige.

⇒ Les mer om bruk av Utredningsmodulen i denne artikkelen:
Hvordan få oversikt over det økonomiske handlingsrommet

Konkretisering og prioritering

For å lykkes med økonomiplanen, spesielt når innsparing og omstilling står i fokus, er det viktig å ta utgangspunkt i kommunens egne rammebetingelser: kommuneplanen, vedtatte planer og handlingsregler, samt andre politiske føringer. Modulen støtter:

• En helhetlig og transparent prosess
• Sammenstilling av tiltak, innspill og kostnadsberegninger
• Prioritering på bakgrunn av rammer, mål og politiske føringer

For å sikre at økonomiplan- og budsjettprosessen gir reell effekt, kan kommunen for eksempel velge å gjennomføre innspillsprosessen med fordelte krav til innsparing. Dette gir klarere forventninger og kan bidra til at prosessen blir mer strukturert og målrettet.

Dersom kommunens handlingsrom eller sparebehov er kjent tidlig, gir det et godt utgangspunkt for å sette tydelige rammer for innspillsrunden. Samtidig gir Framsikt fleksibilitet: skulle rammebetingelsene endre seg, er det enkelt å åpne for en ny runde med innspill.

Når innspillene er levert, starter den sentrale vurderingen. Økonomiplanmodulen støtter dette arbeidet med funksjonalitet for å kunne simulere konsekvensene av å inkludere tiltak eller ta tiltak ut av budsjettet basert på prioriteringskriterier, tagging av kortsiktige formål eller etter vurdering av langsiktige målsettinger i kommuneplanen.

Fra innsikt til handling

Tips til gode økonomiplanprosesser:

• Lag en framdriftsplan tidlig, og ta utgangspunkt i egne rammer: samfunnsdelen, vedtatte planer og politiske prioriteringer.
• Skap en felles forståelse for behovet for endring, og tegn et langsiktig bilde av utfordringene: Hvordan ser økonomien ut om 4–10 år hvis vi fortsetter som i dag?
• Lag et handlingsrom: Be om forslag til omstillinger som samlet er større enn behovet. Da kan man velge tiltak med minst negative konsekvenser.
• Vær tydelig på ambisjonsnivået og omfanget av omstillingene. Større omstillinger krever mer prosess og mer tid.
• Fordel innsparing basert på innsikt: Bruk budsjett, regnskap, prioriterte områder og innsparingsanalysen som grunnlag.
• Sett tydelige krav til innspill: Forslag må være realistiske og gjennomførbare. Det er ikke lov med urealistiske forslag, og ikke lov å ikke levere.
• Skap eierskap til resultatet blant ledere, f.eks. gjennom deltakelse i prosessen eller verktøy som «kommunedirektør for en dag».
• Følg opp tiltakene gjennom året gjennom jevnlig rapportering tilbake til politikerne på fremdrift og status.
• Evaluer risiko løpende og avdekk tidlig om det er nødvendig å gjennomføre ytterligere tiltak for å oppnå ønsket effekt.

 Meld deg på vårt nyhetsbrev

Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!