Hvordan komme i gang med Handlings- og økonomiplan i Framsikt?
08
februar, 2024
Skrevet av Ruth Iren, seniorrådgiver i Framsikt
Mange spør oss om hvordan de kan bruke Framsikt i sin budsjettprosess og om det tar lang tid å komme i gang med Framsikt. Vi har etter hvert fått god erfaring med å innføre Framsikt Økonomiplan og Årsbudsjett i mer enn 250 små og store kommuner. Her kan du lese hvordan vi går fram når vi innfører Framsikt, spesielt hos de mindre kommunene.
Når dere som ny kommune ønsker å komme i gang med Framsikt Økonomiplan, starter vi med et kort oppstartsmøte på Teams. Da avklarer vi ønsket oppstartstidspunkt, hvem som blir prosjektleder og nøkkelpersoner hos dere. Vi skisserer en innføringsplan sammen, i henhold til deres årshjul for budsjettprosessen.
I det samme oppstartsmøtet gjennomgår vi også datagrunnlaget/maler vi trenger for å klargjøre for deres økonomiplan og årsbudsjett i Framsikt.
Under her kan du lese mer om de ulike stegene i innføringsløpet.
Etablering: Vi henter grunndata fra deres økonomi- og lønnssystem
Ved oppstart av modulene Økonomiplan og Årsbudsjett henter vi inn grunndata, via filuttrekk (Excel).
Her er eksempel på det vi legger inn for dere ved oppstart:
-
- Kontoplan
- Organisasjonshierarki
- Opprinnelig budsjett
- Revidert budsjett
- Regnskap for 2 siste år
- Økonomiplantiltak som inngår i økonomiplanen (opp- og nedtrapping)
- Investering og finansiering for økonomiplanperioden (og evt. fremtidige år)
- Forskriftsskjema for å avstemme innlesingen
Etter oppstartsmøtet henter dere selv ut datagrunnlaget vi trenger (ca. halv dags arbeid), fyller inn i de oversendte malene, sender det til oss eller legger inn i f.eks. Teams. Vi har lang erfaring med uttrekk fra både Visma, Agresso og Xledger, og det skal ikke være behov for kontakt med de selskapene i prosessen.
Vi bruker deretter 2-3 uker på å klargjøre oppsett av systemet, slik at dere kan ta det i bruk. Sammen med økonomisjef/rådgiver avstemmes og kvalitetssikres innleste data. Det skjer i et eget møte, etter at oppsettet er klart.
Gjennomføring: Opplæring og innføring
Så fort oppsettet er på plass, setter vi i gang med opplæringen. All opplæring skjer på deres datamateriale. Innføringen gjennomføres i praksis gjennom korte opplæringsøkter på Teams (1-2 timer) for superbrukere/nøkkelpersonell. I starten er det gjerne økonomisjef/økonomirådgiver som får opplæring. Fokuset i starten er å få utarbeidet et konsekvensjustert budsjett. Deretter drar vi inn øvrige ledere i opplæringen på det de skal jobbe med.
I tillegg til Økonomiplanen er Årsbudsjettmodulen, med lønns- og detaljbudsjettet, sentral. Opplæring i Årsbudsjettet skjer etter kommunens arbeidsprosess og årshjul. Vanligvis skjer det samtidig som økonomiplanen utarbeides, eller utpå høsten, etter at rammene er lagt i økonomiplanen.
Vi følger dere tett under hele budsjettprosessen fram til økonomi- og handlingsplanen er politisk vedtatt før jul. Underveis har vi i tillegg til opplæringsøktene, gjerne faste korte Teams-møter med prosjektleder hos dere for oppfølgingsspørsmål og avklaringer. Dere har også direkte tilgang til meg som prosjektleder og den hos oss som er prosjektstøtte/support spesielt for dere i hele innføringsløpet.
Avslutning: På egne bein
Når innføringsprosjektet er ferdig vil all opplæringsdokumentasjon være fritt tilgjengelig i det felles «prosjektrommet» som etableres i innføringsfasen.
I løsningen finner dere også et hjelpesenter med hurtigguider, artikler, webinaropptak og ande opplæringsvideoer som dere kan benytte til intern opplæring av virksomhetslederne og nyansatte.
Hjelpefunksjonen er dynamisk og tar utgangspunkt i arbeidsprosessene i det skjermbildet brukeren er i. Brukerne får da ‘on-line-hjelp’ via hjelpetekster i løsningen.
Dere har selvfølgelig også direkte tilgang til vår kundesupport som vi får gode tilbakemeldinger på. Den er tilgjengelig både på telefon og epost. Les mer om vår support her.
Vi er opptatt av at våre kunder får god nytte av Framsikt. Etter at dere er ferdig med innføringsprosjektet tilbyr vi derfor tjenesteabonnement, tilpasset hver kommunes behov. Da kan dere fortsette med samme prosjektleder om dere ønsker det. Les mer om tjenesteabonnement her.
Ønsker du å vite mer om Økonomiplanmodulen og se funksjonaliteten live?
Vi tar gjerne et digitalt møte der vi går gjennom modulen og demonstrerer hvordan Framsikt kan løse deres spesifikke behov.
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!
Les mer fra Framsiktbloggen
KOSTRA 2024: Se webinaropptak
Analysemodulen er nå oppdatert med KOSTRA tallene for 2024. Som alltid holder vi webinar hvor vi oppsummerer hva som er nytt.
Vil du bli enda bedre i Framsikt?
Da bør du melde deg på et av våre fysiske opplæringskurs i vår! Enten om grunnleggende bruk av Framsikt eller om hvordan jobbe smartere med økonomi i Framsikt.
Utvikling av lønnsprognose i Framsikt
Vi ønsker å lage et verktøy som gjør lønnsprognoser enklere å forstå, enten du er økonom eller ikke. Målet er å redusere dobbeltarbeid og gi brukerne bedre innsikt og kontroll over sine tall, sier Marianne Thorstensen, produktsjef i Framsikt i denne artikkelen.
