Hvordan komme i gang med Handlings- og økonomiplan i Framsikt?
Mange spør oss om hvordan de kan bruke Framsikt i sin budsjettprosess og om det tar lang tid å komme i gang med Framsikt. Vi har etter hvert fått god erfaring med å innføre Framsikt Økonomiplan og Årsbudsjett i mer enn 250 små og store kommuner. Her kan du lese hvordan vi går fram når vi innfører Framsikt, spesielt hos de mindre kommunene.
Når dere som ny kommune ønsker å komme i gang med Framsikt Økonomiplan, starter vi med et kort oppstartsmøte på Teams. Da avklarer vi ønsket oppstartstidspunkt, hvem som blir prosjektleder og nøkkelpersoner hos dere. Vi skisserer en innføringsplan sammen, i henhold til deres årshjul for budsjettprosessen.
I det samme oppstartsmøtet gjennomgår vi også datagrunnlaget/maler vi trenger for å klargjøre for deres økonomiplan og årsbudsjett i Framsikt.
Under her kan du lese mer om de ulike stegene i innføringsløpet.
Etablering: Vi henter grunndata fra deres økonomi- og lønnssystem
Ved oppstart av modulene Økonomiplan og Årsbudsjett henter vi inn grunndata, via filuttrekk (Excel).
Her er eksempel på det vi legger inn for dere ved oppstart:
- Kontoplan
- Organisasjonshierarki
- Opprinnelig budsjett
- Revidert budsjett
- Regnskap for 2 siste år
- Økonomiplantiltak som inngår i økonomiplanen (opp- og nedtrapping)
- Investering og finansiering for økonomiplanperioden (og evt. fremtidige år)
- Forskriftsskjema for å avstemme innlesingen
Etter oppstartsmøtet henter dere selv ut datagrunnlaget vi trenger (ca. halv dags arbeid), fyller inn i de oversendte malene, sender det til oss eller legger inn i f.eks. Teams. Vi har lang erfaring med uttrekk fra både Visma, Agresso og Xledger, og det skal ikke være behov for kontakt med de selskapene i prosessen.
Vi bruker deretter 2-3 uker på å klargjøre oppsett av systemet, slik at dere kan ta det i bruk. Sammen med økonomisjef/rådgiver avstemmes og kvalitetssikres innleste data. Det skjer i et eget møte, etter at oppsettet er klart.
Gjennomføring: Opplæring og innføring
Så fort oppsettet er på plass, setter vi i gang med opplæringen. All opplæring skjer på deres datamateriale. Innføringen gjennomføres i praksis gjennom korte opplæringsøkter digitalt (1-2 timer) for superbrukere/nøkkelpersonell. I starten er det gjerne økonomisjef/økonomirådgiver som får opplæring. Fokuset i starten er å få utarbeidet et konsekvensjustert budsjett. Deretter drar vi inn øvrige ledere i opplæringen på det de skal jobbe med.
I tillegg til Økonomiplanen er Årsbudsjettmodulen, med lønns- og detaljbudsjettet, sentral. Opplæring i Årsbudsjettet skjer etter kommunens arbeidsprosess og årshjul. Vanligvis skjer det samtidig som økonomiplanen utarbeides, eller utpå høsten, etter at rammene er lagt i økonomiplanen.
Vi følger dere tett under hele budsjettprosessen fram til økonomi- og handlingsplanen er politisk vedtatt før jul. Underveis har vi i tillegg til opplæringsøktene, gjerne faste korte digitale møter med prosjektleder hos dere for oppfølgingsspørsmål og avklaringer. Dere har også direkte tilgang til meg som prosjektleder og den hos oss som er prosjektstøtte/support spesielt for dere i hele innføringsløpet.
Avslutning: På egne bein
Når innføringsprosjektet er ferdig vil all opplæringsdokumentasjon være fritt tilgjengelig i det felles «prosjektrommet» som etableres i innføringsfasen.
I løsningen finner dere også et hjelpesenter med hurtigguider, artikler, webinaropptak og ande opplæringsvideoer som dere kan benytte til intern opplæring av virksomhetslederne og nyansatte.
Hjelpefunksjonen er dynamisk og tar utgangspunkt i arbeidsprosessene i det skjermbildet brukeren er i. Brukerne får da ‘on-line-hjelp’ via hjelpetekster i løsningen.
Dere har selvfølgelig også direkte tilgang til vår kundesupport som vi får gode tilbakemeldinger på. Den er tilgjengelig både på telefon og epost. Les mer om vår support her.
Vi er opptatt av at våre kunder får god nytte av Framsikt. Etter at dere er ferdig med innføringsprosjektet tilbyr vi derfor tjenesteabonnement, tilpasset hver kommunes behov. Da kan dere fortsette med samme prosjektleder om dere ønsker det. Les mer om tjenesteabonnement her.
Ønsker du å vite mer om Økonomiplanmodulen og se funksjonaliteten live?
Vi tar gjerne et digitalt møte der vi går gjennom modulen og demonstrerer hvordan Framsikt kan løse deres spesifikke behov.
Ofte stilte spørsmål
- Hvordan forenkler Framsikt arbeidet med handlings- og økonomiplan?Løsningen digitaliserer hele arbeidsprosessen og sikrer samsvar mellom tekst, nøkkeltall og økonomiske rammer. Dette gjør det enklere å utarbeide en plan som er både lesbar og strategisk forankret.
Se eksempler på digitale økonomiplaner utarbeider i Framsikt her→ - Kan vi lage klimabudsjett i Økonomiplanmodulen?Ja, Framsikt legger til rette for å synliggjøre klimatiltak og utarbeide klimabudsjett som en integrert del av den overordnede økonomiplanen.
Du kan lese mer om klimabudsjettering i Framsikt her→ - Støtter modulen langsiktig planlegging utover 4 år?Ja, det er mulig å utarbeide både drifts- og investeringsbudsjetter med et 10-årsperspektiv. Dette er spesielt nyttig for å planlegge for demografiske endringer.
- Hvordan kan Framsikt bidra til bedre økonomistyring?Økonomiplanmodulen lar dere fastsette finansielle måltall for langsiktig styring, utforme handlingsregler og synliggjøre kommunens handlingsrom. Prognose- og statistikkdata fra Analysemodulen kan også inkluderes. Dette gjør at dere hele tiden har et datagrunnlag som lar dere planlegge et tjenestetilbud tilpasset innbyggernes behov og utviklingen i inntektsrammene.
- Hvordan er prismodellen til Framsikt bygd opp?Framsikt bruker en modulbasert prismodell kombinert med en årlig abonnementsavgift (SaaS). Prisen beregnes ut fra virksomhetens størrelse og valgte moduler, men er uavhengig av antall brukere. For kommuner og fylkeskommuner benyttes innbyggertall som mål på størrelse, mens antall ansatte legges til grunn for andre virksomheter.
Dette sikrer en rettferdig og skalerbar prismodell der små virksomheter betaler mindre enn store, og at dere kun betaler for funksjonaliteten dere faktisk trenger.
Viktige prinsipper i vår prismodell:
- Fritt antall brukere: Vi mener at god virksomhetsstyring krever bred involvering. Derfor baseres ikke prisen på antall lisenser eller brukere. Dere kan gi tilgang til så mange ledere, saksbehandlere og politikere dere ønsker, uten at kostnaden øker.
- Modulbasert valgfrihet: Dere velger selv hvilke moduler dere har behov for (f.eks. Budsjett, Plan eller Analyse). Dette gjør det mulig å starte i det små og utvide løsningen etter hvert.
- Forutsigbarhet: Med innbyggertall eller antall ansatte som grunnlag, får dere en forutsigbar kostnadsramme som følger virksomhetens naturlige utvikling, fremfor kompliserte lisensregnskap.
Er du klar til å gå i gang?
Be om et uforpliktende pristilbud her→ - Hvordan jobber Framsikt med universell utforming (UU) i sine digitale publiseringer?Framsikt har høyt fokus på tilgjengelighet og jobber kontinuerlig med å forbedre universell utforming i våre digitale publiseringer. Vi prioriterer løpende feilretting i den tekniske løsningen for å øke brukervennligheten for alle, samtidig som vi bistår kundene med veiledning for det redaksjonelle innholdet.
For å sikre best mulig tilgjengelighet i våre løsninger, jobber vi etter følgende prinsipper:
- Støtte til tilgjengelighetserklæringen: Vi legger til rette for at våre kunder kan fylle ut sine lovpålagte tilgjengelighetserklæringer (uustatus.no). Ved å være åpne om den tekniske statusen i våre moduler, gir vi dere det nødvendige grunnlaget for å dokumentere eksisterende avvik.
- Kontinuerlig feilretting: Vi jobber systematisk med å identifisere og utbedre tekniske brudd i publiseringsløsningen. Der utfordringene ligger hos tredjepartsleverandører (f.eks. ved bruk av eksterne grafer), melder vi feilene videre og følger opp dialogen for å forbedre støtten for hjelpemidler som f.eks. skjermlesere og tastatur.
- Ansvar for innhold: Mens Framsikt har ansvaret for det tekniske rammeverket, ligger ansvaret for universell utforming av selve innholdet hos den enkelte virksomhet. Dette gjelder blant annet bruk av klarspråk, alternative tekster på bilder og en logisk overskriftsstruktur i rapportene.
- Responsivitet og formidling: Vi sørger for at publiseringene er responsive, slik at innholdet er tilgjengelig på tvers av mobil, nettbrett og PC. Dette inkluderer også muligheten for å berike rapportene med interaktive elementer som kan bidra til bedre forståelse for alle innbyggere.
Ruth Iren Olsen
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!
Les mer fra Framsiktbloggen
