Hva kreves av tid og ressurser for å komme i gang med Framsikt?
Er kommunen din interessert i god økonomistyring og vurderer å starte med Framsikt?
Vi beskriver her litt om hva dere kan forvente av tid og ressursbruk ved innføring av Framsikt.
Hvilke Framsikt-moduler bør vi starte med?
De fleste kommuner velger å starte med budsjettprosessen i Framsikt første året. Da med modulene Analyse, Økonomiplan og Årsbudsjett. Flere velger også innføre Planmodulen samme år, for å ha startstedet for den “røde tråden” i de langsiktige kommuneplanene.
Rapportering og ERP-Integrasjoner er det naturlig å sette i gang med året etter, når alle lederne har hatt en budsjettprosess i Framsikt.
Et typisk innføringsløp over 2 år:
1. Tilordne ressurser
Superbrukere
Dere bestemmer hvem som skal være superbrukere i kommunen. En superbruker er den eller de i kommunen som får mest opplæring av oss i Framsikt, og som andre brukere i kommunen kan spørre først når de trenger hjelp. Vi anbefaler at to-tre personer har denne rollen slik at dere ikke er sårbare om en av superbrukerne slutter i jobben sin. Typisk er det minst en på økonomiavdelingen som er superbruker.
Vi anbefaler også at dere etablerer en liten prosjektgruppe med nøkkelpersoner som samarbeider om å innføre Framsikt. Dette kan godt være samme personer som er superbrukere og/eller representanter fra ledergruppen.
Rådgivning fra Framsikt
En rådgiver fra Framsikt følger kommunen i hele innføringen, og blir kommunens faste kontaktperson. Våre rådgivere har lang erfaring med økonomi-/virksomhetsstyring fra tidligere roller i kommune-Norge og vil derfor ha god forståelse for deres behov og utfordringer. Dere planlegger innføringsløpet sammen med vår rådgiver og det tilpasses deres årshjul.
2. Etableringsfasen
Etableringsfasen består av 3 møter:
1. Oppsett av Framsiktløsningen:
Rådgiver gjennomgår hvilken informasjon som behøves for å klargjøre Framsikt for kommunen. Kommunen sender så denne informasjonen til rådgiver via Excel-maler.
Estimert tidsbruk for kommunen:
1,5 timer i møte.
Finne frem og sende data til Framsikt.
Deltakere:
1-2 personer fra økonomiavdelingen.
2. Verifisering av oppsett:
Forenklet gjennomgang av Framsiktløsningen på kommunens egne data.
Estimert tidsbruk for kommunen:
2 timer i møte.
Deltakere:
1-2 personer fra økonomiavdelingen.
3. Oppstartsmøte:
Framdriftsplan tilpasses kommunens årshjul, og opplæring starter typisk litt i forkant av planlagt aktivitet i kommunen. For eksempel starter opplæring av Årsbudsjett litt i forkant av når kommunen skal starte arbeidet med sitt årsbudsjett.
Estimert tidsbruk for kommunen:
2 timer i møte.
Deltakere:
1-2 personer fra økonomiavdelingen. Her er det også vanlig å ta med kommunedirektørens ledergruppe.
3. Innføre Analyse
Analysemodulen benyttes til å danne seg et bilde av dagens situasjon og eventuelt forbedringspotensial, før dere går i gang med budsjett og tiltak for de neste fire årene i Handlings- og økonomiplanen. Les mer om modulen Analyse her.
4. Innføre Økonomiplan og Årsbudsjett
Innføring av modulene Økonomiplan og Årsbudsjett tilpasses og foregår parallelt med kommunens egen budsjettprosess. Les mer om modulene Økonomiplan og Årsbudsjett her.
Estimert tidsbruk for kommunen:
Foregår typisk fra midt i andre kvartal og ut første året.
5-6 opplæringsøkter.
Jevnlige statusmøter, ukentlig i perioder der kommunen jobber aktivt med budsjettering. Ad-hoc møter ved behov.
Deltakere:
Økonomiavdelingen, samt andre eventuelle nøkkelpersoner på enkelte deler av opplæringen.
5. Innføre Rapportering
For å kunne rapportere på det en skal ha i måneds-/tertialrapporter, for administrativ og politisk rapportering, er det en fordel at man har utarbeidet økonomiske tiltak og beskrevet handlingsdelen i Framsikt Økonomiplan og utarbeidet årsbudsjettet først. Derfor er det ofte en fordel at dere har laget en økonomiplan med tilhørende årsbudsjett i Framsikt, før dere går i gang med rapportering på det lederne har jobbet med året før.
Les mer om modulen Rapportering her.
Estimert tidsbruk for kommunen:
Foregår typisk med oppstart i 1. kvartal og fram til 1. tertialrapport er utarbeidet.
3-4 opplæringsøkter.
Jevnlige statusmøter, ukentlig i perioder der kommunen jobber aktivt med rapportering. Ad-hoc møter ved behov.
Deltakere:
Representanter fra økonomiavdelingen i kommunen.
6. Innføre ERP-integrasjoner
Når man skal ha god økonomistyring og gode styringsdata, melder også behovet for tilgang til løpende oppdaterte regnskapstall seg ganske raskt. Da er det viktig å kunne se oppdatert informasjon fra kommunens ERP-løsning når du skal rapportere, ved hjelp av automatiserte integrasjoner. Les mer om ERP-integrasjoner her.
Estimert tidsbruk for kommunen:
Følgende faste aktiviteter må gjennomføres:
- Installasjonsmøte med ERP-leverandør – tidsbruk avhenger av hvilken ERP-leverandør man benytter.
- Oppstartsmøte med Framsikt (vi setter typisk av 3 timer).
- Godkjenne testuttrekk av regnskapsdata som dere får fra Framsikt. Det varierer hvor lang tid kommunen bruker på å gjennomgå disse.
Deltakere:
Representanter fra økonomiavdelingen i kommunen.
7. Evaluering
Etter innføring og opplæring er avsluttet inviteres kommunen til et evalueringsmøte. Dette gjøres for å sikre at kommunen har fått den opplæringen som kreves for å bruke systemet videre på egenhånd. Support er inkludert i avtalen. De som ønsker at vår rådgiver følger dere videre kan også tegne tjenesteabonnementsavtale med Framsikt.
Meld deg på vårt nyhetsbrev
Få siste nytt fra Framsiktbloggen rett i innboksen!
Les mer fra Framsiktbloggen
Utvikling av lønnsprognose i Framsikt
Vi ønsker å lage et verktøy som gjør lønnsprognoser enklere å forstå, enten du er økonom eller ikke. Målet er å redusere dobbeltarbeid og gi brukerne bedre innsikt og kontroll over sine tall, sier Marianne Thorstensen, produktsjef i Framsikt i denne artikkelen.
Hva er en god årsrapport?
Årsrapporten er et viktig verktøy for kommunene. En årsrapport er mer enn bare en oppsummering av fjoråret – den gir også verdifull innsikt i kommunens utvikling og danner grunnlaget for strategiske beslutninger fremover. Ved å bruke årsrapporten aktivt kan kommuner identifisere forbedringsområder og sikre en mer effektiv forvaltning.
Hvordan få oversikt over det økonomiske handlingsrommet?
Stramme budsjetter og økte krav til tjenesteproduksjon er en virkelighet de fleste kommuner i dag kjenner seg igjen i. For å sikre bærekraftig økonomi og gode tjenester til innbyggerne også i framtiden, trengs det gode kunnskapsgrunnlag og grundige utredninger.
